Tapahtumajärjestäjän opas

Onnistuneen tapahtuman järjestäminen vaatii usein paljon työtä jo ennen itse tapahtumaa. Perusteellinen suunnittelu on hyvän tapahtuman perusta ja siihen kannattaa käyttää aikaa. Tapahtuman ideoinnin pohjana on hyvä selvittää: mitä, miksi, kenelle, miten, milloin ja missä. Näiden kysymysten avulla pääset jo hyvin alkuun suunnittelussasi.
Käydään seuraavaksi läpi tapahtuman suunnittelun runko, joka auttaa sinua selkeyttämään oman tapahtumasi järjestämistä.

Mitä järjestetään?
Määrittele tapahtuman perusidea: millainen tapahtuma on kyseessä, mitä tapahtumassa tehdään ja millaista sisältöä osallistujille tarjotaan.

Tapahtuma voi olla esimerkiksi konsertti, juhla, näyttely, markkinat, seminaari, työpaja, kylätapahtuma, urheilutapahtuma, lasten tapahtuma tai jokin näiden yhdistelmä. Olennaista on hahmottaa, mitä ollaan järjestämässä ja millainen kokonaisuus tapahtumasta halutaan rakentaa. Miten suuri tapahtuma on? Yleisön määrä vaikuttaa ratkaisevasti esimerkiksi tapahtumaturvallisuuteen ja lupiin.

Miksi tapahtuma järjestetään?
Kuvaa tapahtuman tarkoitus ja tavoite: miksi tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan saada aikaan. 

Tapahtuman tarkoituksena voi olla esimerkiksi ihmisten kokoaminen yhteen, elämyksen tarjoaminen, tiedon jakaminen, yhteisöllisyyden vahvistaminen, varainhankinta, juhlistaminen, paikallisen toiminnan esittely tai uuden yleisön tavoittaminen. Tavoite auttaa tekemään päätöksiä tapahtuman sisällöstä, kohderyhmästä, viestinnästä ja resursseista.

Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
Määrittele tapahtuman kohderyhmä: keille tapahtuma on suunnattu ja millaisia tarpeita osallistujilla voi olla.

Kohderyhmä voi olla esimerkiksi lapset, nuoret, perheet, aikuiset, ikäihmiset, harrastajat, paikalliset asukkaat, matkailijat, yhdistyksen jäsenet tai tietyn aiheen parissa toimivat ihmiset. Kohderyhmän tunteminen auttaa valitsemaan sopivan ohjelman, ajankohdan, tapahtumapaikan ja markkinointikanavat. Kohderyhmän valintaan kannattaa käyttää aikaa ja miettiä tapahtuman kulkua jo alusta lähtien heidän näkökulmastaan.

Miten tapahtuma toteutetaan? Yksin vain yhteistyössä?
Mikä on tapahtuman toteutustapa: kuka tekee, mitä tekee ja millä resursseilla tapahtuma järjestetään?

Tapahtuman suunnittelu alkaa siitä, että sovitaan, kuka tai ketkä vastaavat tapahtuman järjestämisestä. Samalla päätetään, tehdäänkö tapahtuma oman porukan voimin, vapaaehtoisilla, yhteistyökumppaneiden kanssa vai tarvitaanko ulkopuolista apua.
Työnjako kannattaa tehdä heti alussa. Jokaiselle tärkeälle tehtävälle kannattaa nimetä vastuuhenkilö, jotta kaikki tietävät, mitä tehdään, kuka tekee ja mihin mennessä. Tapahtumalle on hyvä nimetä yksi päävastuuhenkilö, joka seuraa kokonaisuutta, aikataulua ja tiedonkulkua. Hänen ei tarvitse tehdä kaikkea itse, mutta hänen tehtävänään on varmistaa, että asiat etenevät. Esimerkiksi tapahtuman lupaprosesseihin tarvitaan vähintään yksi yhteyshenkilö.

Vastuualueita voivat olla esimerkiksi:

• ohjelma ja sisältö
• markkinointi ja viestintä
• budjetti
• tapahtumapaikka
• tekniikka ja välineet
• luvat, vakuutukset ja turvallisuus
• tarjoilut
• vapaaehtoiset
• siivous ja purku
• tapahtuman jälkityöt (laskut, kiitokset, tapahtumapalautteet jne.)

Lisäksi kannattaa sopia, miten järjestäjät pitävät yhteyttä toisiinsa. Yhteinen viestintäkanava ja selkeät muistiinpanot helpottavat suunnittelua ja vähentävät väärinkäsityksiä.

Milloin tapahtuma järjestetään?
Päätä tapahtuman ajankohta ja suunnittelun aikataulu: minä päivänä ja mihin aikaan tapahtuma järjestetään sekä milloin eri valmistelut tehdään.

Ajankohdan valinnassa on hyvä huomioida tapahtuman luonne, kohderyhmä, tapahtumapaikan saatavuus, sääolosuhteet ja vuodenaika. Myös viikonpäivä, kellonaika, juhlapäivät, loma-ajat, koulujen aikataulut ja muut samaan aikaan järjestettävät tapahtumat voivat vaikuttaa siihen, milloin tapahtuma kannattaa järjestää. Ajankohtaa mietittäessä kannattaa pohtia, milloin osallistujien on helpointa tulla paikalle. Esimerkiksi lapsiperheille sopii usein paremmin päivä- tai alkuilta-aika kuin myöhäinen ilta. Työikäisille ilta tai viikonloppu voi olla toimivampi, kun taas ikäihmisille päiväaika voi olla helpompi.
Tapahtuman ajankohtaan vaikuttavat myös käytännön järjestelyt. Esiintyjät, yhteistyökumppanit, vapaaehtoiset, tekniikka, tarjoilut ja muut tarvittavat palvelut on saatava mukaan oikeaan aikaan.

Lisäksi markkinoinnille, sopimuksille, ilmoittautumisille sekä mahdollisille luville ja viranomaisilmoituksille on varattava riittävästi aikaa.
Tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa ajoissa, jotta ohjelma, markkinointi, sopimukset ja käytännön asiat ehditään hoitaa rauhassa. Hyvin valittu ajankohta helpottaa osallistumista ja tukee tapahtuman onnistumista.

Missä tapahtuma järjestetään?
Valitse tapahtumapaikka: millainen tila tai alue sopii tapahtuman kokoon, sisältöön ja kohderyhmään?

Tapahtumapaikka ja ajankohta kannattaa valita niin, että ne sopivat tapahtuman ideaan, osallistujille ja käytettävissä oleviin resursseihin. Hyvä paikka ja sopiva aika tekevät osallistumisesta helpompaa ja tukevat tapahtuman tunnelmaa. Tapahtuma voi olla sisällä, ulkona, verkossa tai näiden yhdistelmä. Paikkana voi toimia esimerkiksi koulu, kirjasto, urheilutila, kulttuuritila, seurantalo, yrityksen tila, tori, puisto, katualue tai muu tapahtumaan sopiva ympäristö.

Paikan valinnassa kannattaa tarkistaa ainakin tilan koko, sijainti, kulkuyhteydet, esteettömyys, wc-tilat, sähkö, vesi, nettiyhteys, tekniikka, pysäköinti ja turvallisuus. Tilan olisi hyvä olla sopivan kokoinen arvioituun kävijämäärään nähden. Liian pieni tila voi tuntua ahtaalta, mutta liian suuri tila voi viedä tapahtumasta tunnelmaa.
Ulkotapahtumissa on hyvä miettiä etukäteen, mitä tehdään, jos sää muuttuu huonoksi.

Tapahtumapaikan käytöstä sovitaan aina tilan tai alueen omistajan tai haltijan kanssa. Myös mahdolliset luvat kannattaa selvittää hyvissä ajoin.

Tapahtumaa suunniteltaessa kannattaa miettiä, miten mahdollisimman moni pääsee osallistumaan. Esteettömyys tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tapahtumapaikalle pääsee liikkumaan turvallisesti ja että kulkureitit, sisäänkäynnit, wc-tilat ja katselualueet toimivat myös apuvälineitä käyttäville osallistujille.

Saavutettavuus tarkoittaa myös selkeää viestintää. Tapahtuman tiedoista olisi hyvä käydä helposti ilmi, missä tapahtuma järjestetään, miten paikalle pääsee, kenelle tapahtuma sopii ja kehen voi olla yhteydessä lisäkysymyksissä. Selkeät opasteet, ymmärrettävä kieli ja ystävällinen ilmapiiri tekevät tapahtumasta helpommin lähestyttävän kaikille.

Näin voit huomioida esteettömyyttä ja saavutettavuutta tapahtumassa:

• kerro tapahtuman tiedoissa, onko tapahtumapaikka esteetön
• mainitse, onko paikalla esteetön wc
• kerro, miten tapahtumapaikalle pääsee kävellen, pyörällä, julkisilla ja autolla
• varmista, että sisäänkäynti, kulkureitit ja poistumisreitit ovat selkeitä ja turvallisia
• huolehdi, että opasteet ovat näkyviä ja helposti ymmärrettäviä
• varaa tarvittaessa istumapaikkoja myös niille, jotka eivät jaksa seistä pitkään
• mieti, pääseekö tapahtumaa seuraamaan myös pyörätuolista tai muulla apuvälineellä
• huomioi valaistus, äänentoisto ja mahdollinen melu
• käytä markkinoinnissa selkeää kieltä ja riittävän isoa tekstiä
• kerro etukäteen, jos tapahtumassa on kovia ääniä, vilkkuvia valoja, savua tai muuta, joka voi vaikuttaa osallistumiseen
• nimeä yhteyshenkilö, jolta voi kysyä lisätietoja esteettömyydestä
• ohjeista tapahtuman tekijöitä kohtaamaan osallistujat ystävällisesti ja auttamaan tarvittaessa

Esteettömyys ei ole vain erityisjärjestelyjä varten. Se tekee tapahtumasta sujuvamman kaikille, kuten lapsiperheille, ikäihmisille, apuvälineitä käyttäville, väsyneille, ensikertalaisille ja niille, jotka tulevat paikalle uuteen ympäristöön. Kun osallistuja tietää etukäteen, mitä odottaa, hänen on helpompi tulla mukaan.

Tapahtuman rahoitus voi koostua monesta eri lähteestä. Usein toimivin ratkaisu on yhdistää useampi rahoitustapa, jotta tapahtuma ei ole vain yhden tulon lähteen varassa.

Tapahtumaa voi rahoittaa esimerkiksi:

• järjestäjän omalla rahalla
• lipputuloilla tai osallistumismaksuilla
• myyntipaikkamaksuilla
• kahvila-, ruoka- tai tuotemyynnillä
• Riihimäen kaupungin avustuksilla
• sponsorituella
• yritysyhteistyöllä
• yhdistysten tai muiden kumppaneiden tuella
• talkootyöllä
• lahjoituksilla tai kannatusmaksuilla

Rahoitusta suunniteltaessa kannattaa miettiä, mikä on tapahtuman päärahoitusmuoto ja mitä muita tuloja sen rinnalle voidaan saada. Samalla on hyvä päättää, tavoitellaanko tapahtumalla voittoa, nollatulosta vai riittääkö, että kulut saadaan katettua.

Budjetti kannattaa tehdä mieluummin varovaisesti kuin liian optimistisesti. Tuloja ei kannata arvioida liian suuriksi, ja kuluihin on hyvä jättää hieman liikkumavaraa. Näin tapahtuma ei kaadu heti, jos osallistujia tulee odotettua vähemmän tai jokin kulu kasvaa.
Ennen tapahtuman toteuttamista on hyvä miettiä myös varasuunnitelma: mitä tehdään, jos rahaa tulee vähemmän kuin arvioitiin. Tapahtumaa voidaan tarvittaessa keventää, etsiä lisää kumppaneita, pienentää hankintoja tai siirtää jokin osa toteutettavaksi myöhemmin.

Tapahtuman mahdollisia kuluja ovat esimerkiksi:

• tilavuokra tai alueen käyttömaksu
• esiintyjät, puhujat tai ohjaajat
• tekniikka, äänentoisto ja valot
• kalusteet, teltat, lavat, katokset ja muut rakenteet
• luvat, ilmoitukset ja vakuutukset
• markkinointi, mainokset, julisteet ja esitteet
• verkkosivut, lipunmyyntipalvelut tai maksupäätteet
• järjestyksenvalvonta ja ensiapu
• liikenteenohjaus ja pysäköintijärjestelyt
• tarjoilut, kahvio tai catering
• somistus ja opasteet
• wc-tilat ja käsihygienia
• jätehuolto ja siivous
• kuljetukset ja varastointi
• talkoolaisten ruokailu tai kiittäminen
• tapahtuman taltiointi, kuten valokuvaus tai videointi
• mahdolliset kulut yllättäviä menoja varten

Tapahtuman järjestämisessä sovitaan usein asioista monien eri ihmisten ja toimijoiden kanssa. Sopimukset kannattaa tehdä kirjallisesti aina, kun kyse on esimerkiksi esiintyjistä, tiloista, tekniikasta, myyjistä, yhteistyökumppaneista, palveluntarjoajista, vuokrattavista välineistä tai sponsoroinnista.
Kirjallinen sopimus auttaa varmistamaan, että molemmat osapuolet ymmärtävät asian samalla tavalla.

Sopimukseen on hyvä kirjata ainakin:

• mitä sovitaan
• milloin ja missä asia tapahtuu
• kuka vastaa mistäkin
• mitä maksetaan
• mitä tapahtuu, jos suunnitelma muuttuu

Sponsorointi- ja markkinointiyhteistyösopimus tehdään silloin, kun yritys, yhdistys tai muu kumppani tukee tapahtumaa rahalla, tuotteilla, palveluilla tai muulla tavalla. Vastineeksi sponsori voi saada esimerkiksi näkyvyyttä tapahtuman markkinoinnissa, ohjelmassa, tapahtuma-alueella tai sosiaalisessa mediassa. Sponsoroinnista ja markkinointiyhteistyöstä kannattaa sopia selkeästi etukäteen. Näin yhteistyö on reilua, selkeää ja mukavaa kaikille osapuolille.

Sponsori -sopimuksessa on hyvä olla määriteltynä:

• mitä sponsori antaa
• mitä hän saa vastineeksi
• missä ja miten sponsorin nimi tai logo näkyy
• milloin materiaalit toimitetaan
• kuka vastaa käytännön toteutuksesta

Tapahtuman markkinointi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ja suunnitella kohderyhmän mukaan. Kohdennettu markkinointi auttaa tavoittamaan juuri ne ihmiset, joille tapahtuma on tarkoitettu. Lapsiperheille toimivat usein päiväkotien, koulujen, harrastusryhmien ja perheille suunnattujen somekanavien kautta jaetut viestit. Nuoria voi tavoittaa esimerkiksi Instagramissa, TikTokissa ja oppilaitosten kanavissa. Ikäihmisille sopivia kanavia voivat olla paikallislehti, ilmoitustaulut, yhdistykset, kirjasto ja henkilökohtaiset kutsut.

 Tapahtumaa voi markkinoida esimerkiksi:

• tapahtumakalenterissa
• sosiaalisessa mediassa
• vaikuttajayhteistyön kautta
• järjestäjän verkkosivuilla
• uutiskirjeessä tai sähköpostilla
• julisteilla ja esitteillä
• paikallislehdessä
• radiossa
• koulujen, kirjastojen, yhdistysten ja harrastusryhmien kautta
• yhteistyökumppaneiden kanavissa
• alueen Facebook-ryhmissä
• tapahtumapaikan omissa kanavissa
• henkilökohtaisten kutsujen ja omien verkostojen avulla

Riihimäellä tapahtuma kannattaa lisätä Menoinfo –palveluun. Tapahtuman lisääminen Menoinfoon on maksutonta, mutta se edellyttää kirjautumista. Kalenterissa julkaistut tiedot näkyvät kalenterin lisäksi myös Riihimäen kaupungin verkkosivujen tapahtumakalentereissa sekä viikoittain Kulttuuri- ja tapahtumapalveluiden julkaisemassa Viikon kulttuuritärpit -koosteessa.

Sosiaalinen media on usein edullinen ja tehokas tapa kertoa tapahtumasta. Tapahtumalle voi tehdä esimerkiksi Facebook-tapahtuman, Instagram-julkaisuja, TikTok-videoita tai julkaisuja järjestäjän omille kanaville. Riihimäellä järjestettävissä tapahtumissa voi käyttää esimerkiksi aihetunnisteita #Riihimäki, #RakasRiksu ja #riihimäenkulttuuripalvelut.

Markkinointimateriaaleihin kannattaa panostaa, sillä ne antavat usein ensimmäisen mielikuvan tapahtumasta. Selkeä nimi, houkutteleva kuva, oikeat tiedot ja viimeistelty ulkoasu tekevät tapahtumasta helposti lähestyttävän ja kiinnostavan.

 Hyvä mainos kertoo nopeasti olennaisen:

• mitä tapahtuu ja missä
• milloin tapahtuma järjestetään
• kenelle se sopii
• miten mukaan pääsee
• onko maksullinen vai maksuton
• mistä saa tarvittaessa lippuja
• kuka toimii järjestäjänä ja mistä saa lisätietoa tapahtumasta

Kun tiedot ovat helposti löydettävissä, osallistumisen kynnys madaltuu ja tapahtuma jää paremmin mieleen.

Markkinointia kannattaa tehdä ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Ennen tapahtumaa herätetään kiinnostusta ja muistutetaan osallistumisesta. Tapahtuman aikana voidaan jakaa tunnelmia, kuvia ja käytännön tietoa.

Tapahtuman jälkeen on hyvä kiittää osallistujia, tekijöitä ja yhteistyökumppaneita. Hyvä jälkiviestintä jättää tapahtumasta lämpimän muistijäljen ja tukee myös tulevia tapahtumia.

Tapahtuma voi tarvita erilaisia lupia, ilmoituksia ja suunnitelmia. Tarve riippuu esimerkiksi tapahtuman koosta, paikasta, ohjelmasta, tarjoiluista, musiikista, turvallisuusjärjestelyistä ja siitä, käytetäänkö tapahtumassa alkoholia, avotulta, rakenteita tai yleisiä alueita.

Tapahtuman järjestäjä vastaa aina tapahtuman turvallisuudesta sekä siitä, että tarvittavat luvat, ilmoitukset ja suunnitelmat on hoidettu oikein ja ajallaan. Lupa-asiat kannattaa selvittää heti suunnittelun alkuvaiheessa, jotta tapahtuman aikataulu, budjetti ja käytännön järjestelyt pysyvät paremmin hallinnassa.
Tässä oppaassa esitellään yleisiä tapahtuman järjestämiseen liittyviä lupa-asioita, ilmoituksia ja viranomaiskäytäntöjä. Ohjeet eivät kuitenkaan sellaisenaan sovi kaikkiin tapahtumiin, sillä jokainen tapahtuma on erilainen. Tarvittavat luvat ja ilmoitukset tulee aina tarkistaa tapahtumakohtaisesti asianomaiselta viranomaiselta.

Huom! Tämä tapahtumajärjestäjän opas ei ole viranomaisohje eikä se korvaa poliisin, pelastuslaitoksen, kaupungin, ympäristöterveydenhuollon, Lupa- ja valvontaviraston tai muiden viranomaisten antamia ajantasaisia ohjeita. Viranomaisohjeet, määräajat ja käytännöt voivat myös muuttua. Siksi tiedot on hyvä tarkistaa aina ennen tapahtuman järjestämistä suoraan oikealta viranomaiselta. Hyvä lähtökohta on, että jos jokin lupa-asia mietityttää, kysy mieluummin ajoissa kuin liian myöhään. Viranomaiset neuvovat, mitä juuri kyseinen tapahtuma tarvitsee.

Yleisötilaisuusilmoitus poliisille

Yleisötilaisuus tarkoittaa tapahtumaa, joka on avoin yleisölle joko maksutta tai pääsylipulla. Esimerkiksi markkinat, messut, juhlat, konsertit, näytökset ja urheilutapahtumat ovat yleensä yleisötilaisuuksia. Yleisötilaisuudesta tehdään yleensä kirjallinen ilmoitus tapahtumapaikan poliisille. Ilmoitusta ei aina tarvita aivan pienistä tapahtumista, jos tapahtuma ei aiheuta haittaa sivullisille tai ympäristölle eikä vaadi erillisiä liikenne- tai turvallisuusjärjestelyjä. Epäselvässä tilanteessa kannattaa kysyä neuvoa poliisilta jo suunnittelun alkuvaiheessa.

Ilmoitus kannattaa tehdä ainakin silloin, kun tapahtumassa on jokin näistä:

• osallistujia on useita satoja
• tapahtuma järjestetään yleisellä paikalla ulkona, esimerkiksi kadulla, torilla tai liikenneväylällä
• tapahtuma kestää myöhäisiltaan tai yöhön, eli klo 22 jälkeen
• tapahtumaan tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
• tapahtumassa on anniskelua
• tapahtuma vaatii pelastussuunnitelman
• tapahtuma on suunnattu erityisryhmille
• tapahtuma voi herättää voimakkaita tunteita tai häiriöitä

Ilmoitus yleisötilaisuudesta tehdään vähintään 5 vuorokautta ennen tapahtuman alkua. Tällöin poliisilla tulee olla käytössään kaikki tapahtumaa koskevat tiedot. Jos tapahtuma tarvitsee liikenteenohjaajia tai tilapäisiä järjestyksenvalvojia, ilmoitus tehdään vähintään 2 viikkoa ennen tapahtumaa. Suurista tai monipäiväisistä tapahtumista poliisiin kannattaa olla yhteydessä jo paljon aikaisemmin.

Ilmoituksen voi tehdä poliisin verkkoasioinnissa. Sen voi tehdä myös tulostettavalla lomakkeella, sähköpostitse tai postitse paikalliselle poliisilaitokselle. Verkkoasioinnissa käsittelymaksu maksetaan ilmoituksen tekemisen yhteydessä.

Ilmoitukseen tai sen liitteisiin tarvitaan yleensä ainakin:

• järjestäjän ja vastuuhenkilöiden yhteystiedot
• tapahtuman tarkoitus, ohjelma ja esiintyjät
• tapahtumapaikka ja paikan omistajan tai haltijan suostumus
• arvioitu yleisömäärä päivässä ja koko tapahtuman aikana
• tapahtuman alkamisaika ja arvioitu päättymisaika
• tiedot rakenteista ja erityisistä välineistä, kuten lavasta, teltasta, katsomosta,
• avotulesta, pyrotekniikasta tai äänenvahvistimista
• turvallisuus- ja pelastussuunnitelma tarvittaessa
• järjestyksenvalvonnan tiedot
• tieto mahdollisesta vastuuvakuutuksesta
• tieto anniskelusta, avotulesta ja musiikin esittämisestä
• liikennejärjestelysuunnitelma tarvittaessa

Yleisötilaisuusilmoitukseen tarvitaan myös pelastussuunnitelma, jos tapahtumassa arvioidaan olevan samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä. Pelastussuunnitelma tarvitaan myös silloin, jos tapahtumassa käytetään avotulta, ilotulitteita, pyrotekniikkaa tai muita erikoistehosteita, tapahtumassa on tilapäismajoitusta, poistumisjärjestelyt poikkeavat tavallisesta tai tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille. Poliisi edellyttää hyväksytyn pelastussuunnitelman liittämistä yleisötilaisuusilmoitukseen.
Poliisille tehtävä ilmoitus ei korvaa muita mahdollisia lupia tai ilmoituksia.

Tapahtuma voi tarvita lisäksi esimerkiksi meluilmoituksen, kadunkäyttöluvan, kuluttajaturvallisuusilmoituksen, anniskeluun tai elintarvikemyyntiin liittyviä lupia, jätehuoltosuunnitelman tai ilmoituksen saniteettitiloista.

Ajantasaiset ohjeet ja tarkemmat tiedot sekä yleisötilaisuusilmoituslomakkeen löydät poliisin sivulta: Poliisi – Yleisötilaisuudet

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma

Tapahtuman järjestäjä vastaa tapahtuman turvallisuudesta. Turvallisuutta kannattaa suunnitella aina, vaikka tapahtuma olisi pieni. Suuremmissa tai riskialttiimmissa tapahtumissa pelastussuunnitelma on pakollinen.

Pelastussuunnitelma tarvitaan esimerkiksi silloin, kun tapahtumassa arvioidaan olevan samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä, käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita, järjestetään tilapäismajoitusta, poistumisjärjestelyt poikkeavat normaalista tai tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille. Pelastussuunnitelma toimitetaan alueen pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Poliisi edellyttää hyväksytyn pelastussuunnitelman liittämistä yleisötilaisuusilmoitukseen silloin, kun pelastussuunnitelma vaaditaan.

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelman voit laittaa sähköpostilla osoitteeseen tapahtumat.pelastuslaitos@omahame.fi Voit myös laittaa sähköpostiin viestiä, jos tarvitset neuvoja tai ohjausta oman tapahtumasi turvallisuuden varmistamiseen.

Ajantasaisia ohjeita, oppaita ja lomakkeita selvitysten tekoon löydät Pelastustoimen sivuilta. Niihin kannattaa käydä tutustumassa jo tapahtumaa suunniteltaessa ja kysyä tarvittaessa neuvoa viranomaisilta ja riskihallinnan asiantuntijoilta.

Tutustu myös:

Opas pienen yleisötapahtuman pelastussuunnitelman laatimiseen

Turvallinen tapahtuma syntyy hyvästä ennakoinnista. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on huolehtia siitä, että osallistujat, tekijät, esiintyjät ja ympäristö on huomioitu tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa.

Seuraavissa osissa käydään läpi turvallisen tapahtuman järjestämiseen liittyviä käytännön asioita, kuten järjestyksenvalvontaa, tilapäisiä liikennejärjestelyjä ja liikenteenohjausta, ensiapua sekä muita turvallisuuteen vaikuttavia järjestelyjä kuten vastuuvakuutuksia ja tilapäisiä rakennelmia. Saat tärkeää tietoa myös tapahtuman tekijöiden turvallisuuden huomioimisesta.

Kaikkea ei tarvitse osata heti itse. Tärkeintä on selvittää asiat ajoissa, kysyä tarvittaessa neuvoa viranomaisilta ja sopia selkeästi, kuka vastaa mistäkin. Hyvin suunniteltu tapahtuma on turvallisempi, sujuvampi ja mukavampi kaikille.

Järjestyksenvalvonta

Järjestyksenvalvojien tarve arvioidaan tapahtumakohtaisesti. Siihen vaikuttavat esimerkiksi tapahtuman koko, yleisömäärä, tapahtumapaikka, ajankohta, anniskelu, ohjelman luonne, mahdolliset riskit sekä se, tarvitaanko alueella liikenteenohjausta tai yleisön ohjaamista.

Suomessa ei ole yhtä virallista yleisömäärään perustuvaa sääntöä, joka sopisi kaikkiin tapahtumiin. Poliisi arvioi järjestyksenvalvonnan tarpeen yleisötilaisuusilmoituksen ja tapahtuman turvallisuussuunnitelman perusteella. Epäselvässä tilanteessa järjestyksenvalvojien tarve kannattaa varmistaa tapahtumapaikan poliisilta jo suunnittelun alkuvaiheessa.
Yleisötilaisuusilmoitukseen merkitään tiedot tapahtuman järjestyksenvalvojista. Tietoihin lisätään yleensä järjestyksenvalvojan nimi, henkilötunnus ja järjestyksenvalvojakortin numero, jos henkilöllä on voimassa oleva kortti. Jos tapahtumaan tarvitaan tilapäisiä järjestyksenvalvojia, poliisi hyväksyy heidät erikseen. Ajantasaiset ohjeet on hyvä tarkistaa poliisilta ennen ilmoituksen tekemistä.

Yleisesti suuntaa antavana nyrkkisääntönä pidetään yhtä järjestyksenvalvojaa sataa osallistujaa kohden. Tämä ei kuitenkaan ole virallinen kaikissa tilanteissa pätevä määrä, vaan lopullinen tarve riippuu tapahtuman riskeistä ja poliisin arviosta.

Tilaisuuden järjestämiseen liittyvistä asioista voit aina keskustella tarkemmin paikallisten poliisi- ja pelastusviranomaisten kanssa. Keskusteleminen on suorastaan välttämätöntä, kun olet järjestämässä suurta tapahtumaa.

Lue lisää: Poliisi – Yleisötilaisuudet  

Tilapäiset liikennejärjestelyt ja liikenteenohjaus

Tapahtuma voi tarvita liikennejärjestelyjä, jos se vaikuttaa katualueisiin, pysäköintiin, kulkureitteihin, teiden sulkemiseen tai yleiseen liikenteeseen. Näin voi olla esimerkiksi toritapahtumissa, ulkotapahtumissa, kulkueissa, kilpailuissa, markkinoilla tai tapahtumissa, joihin odotetaan paljon kävijöitä.
Jos tapahtuma vaatii liikennejärjestelyjä, ilmoitus kannattaa tehdä hyvissä ajoin. Jos tapahtumaan tarvitaan liikenteenohjaajia, yleisötilaisuusilmoitus tulee tehdä poliisille vähintään 2 viikkoa ennen tapahtumaa. Poliisin ohjeen mukaan ilmoituksessa kerrotaan liikenteenohjaajiksi esitettävien henkilöiden nimet ja henkilötunnukset. Liikennejärjestelyistä kannattaa tehdä selkeä suunnitelma.

Siinä on hyvä kuvata ainakin:

• tapahtuma-alue ja kulkureitit
• mahdolliset katujen tai alueiden sulkemiset
• pysäköintijärjestelyt
• huoltoajo ja pelastustiet
• tarvittavat opasteet
• liikenteenohjaajat ja heidän tehtävänsä
• tien tai alueen omistajan lupa, jos katuja tai alueita suljetaan

Liikennejärjestelyistä tulee tiedottaa riittävästi etukäteen. Kerro esimerkiksi osallistujille, lähialueen asukkaille, yrityksille ja muille alueen käyttäjille, jos tapahtuma vaikuttaa kulkemiseen, pysäköintiin tai alueen käyttöön. Selkeä tiedottaminen vähentää hämmennystä ja helpottaa tapahtumapäivän sujumista.

Neuvoja ja ohjeistusta liikennejärjestelyihin kannattaa kysyä poliisilta tai pelastusviranomaiselta jo suunnittelun alkuvaiheessa. Ajantasaiset ohjeet löytyvät poliisin sivulta: Poliisi – Yleisötilaisuudet.

Riihimäellä yleisten alueiden käyttöön, kuten katujen, puistojen ja torien tilapäiseen rajaamiseen, tarvitaan lupa. Riihimäen kaupungin mukaan yleisten alueiden lupaa haetaan vapaamuotoisella sähköpostilla osoitteesta tekniikka@riihimaki.fi. Hakemus tulee jättää hyvissä ajoin, kuitenkin vähintään 3 viikkoa ennen tarvetta.

Lue lisää: Riihimäen kaupunki – liikenne ja kadut, luvat

Ensiapu tapahtumassa

Ensiapu on tärkeä osa turvallista tapahtumaa. Myös pienessä tapahtumassa voi sattua haaveri, sairastuminen tai muu tilanne, jossa nopea apu on tarpeen. Siksi tapahtumaan kannattaa varata vähintään ensiaputarvikkeet ja henkilö, joka osaa antaa ensiapua.

Tapahtuman järjestäjän tehtävä on arvioida, millaista ensiapuvalmiutta tapahtuma tarvitsee.

Tarpeeseen vaikuttavat esimerkiksi:

• yleisömäärä
• tapahtuman kesto
• ohjelman luonne
• tapahtumapaikka
• sää
• alueen koko
• mahdolliset erityisriskit

Ensiapuhenkilöstön määrään ei ole yhtä kaikille tapahtumille sopivaa sääntöä, vaan tarve arvioidaan tapahtumakohtaisesti. Pelastustoimen ohjeen mukaan ensiapuvalmius tulee suhteuttaa tapahtuman henkilömäärään, riskeihin ja alueen kokoon. Jos olet epävarma millainen tarve EA-henkilöstölle, on juuri sinun tapahtumassasi, kannattaa kysyä neuvoa esimerkiksi paikalliselta Punaiselta Ristiltä tai Kulttuuri- ja tapahtumapalveluiden ammattilaisilta. Tapahtumaturvallisuus on aina järjestäjän vastuulla.

Ensiapuvalmiuden tehtävä on auttaa loukkaantuneita ja sairastuneita tapahtumapaikalla. Sen tehtäviin kuuluu myös varmistaa, että hätäilmoitus tehdään tarvittaessa hätäkeskukseen ja että viranomaiset osataan opastaa oikeaan paikkaan. Ensiapupisteen sijainti kannattaa merkitä tapahtuma-alueen karttaan ja kertoa siitä myös tapahtuman tekijöille.

Hyvä perusohje pienelle tapahtumalle:

• varaa paikalle ensiapulaukku tai muut tarvittavat ensiaputarvikkeet
• nimeä henkilö, joka vastaa ensiaputarvikkeista ja avun hälyttämisestä
• varmista, että tekijät tietävät, mistä ensiaputarvikkeet löytyvät
• sovi etukäteen, kuka soittaa hätänumeroon, jos tilanne sitä vaatii
• selvitä tapahtumapaikan osoite ja reitti, jotta apu osataan ohjata perille
• merkitse ensiapupiste tai ensiaputarvikkeiden sijainti selkeästi

Jos tapahtumassa on 200–2 000 henkilöä, tapahtumaan nimetään ensiapuvastaava, jolla on vähintään EA 1 -kurssi tai vastaavat taidot. Ensiapuvalmius kuvataan tapahtuman pelastussuunnitelmassa. 2 000–10 000 henkilön tapahtumassa nimetään ensiapujohtaja ja laaditaan erillinen ensiapusuunnitelma. Yli 10 000 henkilön tapahtumassa ensiavun järjestämisestä neuvotellaan pelastusviranomaisen ja tarvittaessa ensihoidon kanssa.
Ensiapupalveluita voi kysyä esimerkiksi paikalliselta Suomen Punaisen Ristin osastolta tai muilta tapahtumien ensiapupäivystystä tarjoavilta toimijoilta.

Lue lisää:

Suomen Punainen Risti – ensiapupäivystys tapahtumiin

Opas pienen yleisötapahtuman pelastussuunnitelman laatimiseen

Yleisötapahtuman ensiapusuunnitelmalomake

Tilapäiset rakennelmat

Tapahtumissa voidaan käyttää tilapäisiä rakennelmia, kuten telttoja, lavoja, katsomoita, aitoja, myyntikojuja ja katoksia. Tapahtuman järjestäjän vastuulla on varmistaa, että rakenteet ovat turvallisia, oikein pystytettyjä ja tapahtuman olosuhteisiin sopivia.

Erityisesti ulkotapahtumissa kannattaa huomioida sää, tuuli, rakenteiden painotus ja ankkurointi. Rakenteet eivät saa estää kulkureittejä, poistumisteitä tai pelastusteitä. Ne eivät myöskään saa aiheuttaa vaaraa osallistujille, esiintyjille tai tapahtuman tekijöille.
Jos rakenteet ovat suuria, yleisölle avoimia tai muuten turvallisuuden kannalta tärkeitä, niiden käytöstä kannattaa keskustella ajoissa pelastusviranomaisen, rakennusvalvonnan tai muun asiantuntijan kanssa. Tapahtuman turvallisuus- ja pelastussuunnitelmassa on hyvä kuvata, mitä rakenteita tapahtumassa käytetään, mihin ne sijoitetaan ja kuka vastaa niiden turvallisuudesta.

Tapahtumassa myyjät, esiintyjät tai yhteistyökumppanit voivat tuoda omia telttoja, kojuja, katoksia tai muita rakenteita. Tapahtuman järjestäjän kannattaa silti varmistaa, että ne sopivat tapahtuma-alueelle ja ovat turvallisesti käytössä.

Vinkkejä tilapäisten rakennelmien turvallisuuteen:

• pyydä etukäteen tieto kaikista teltoista, kojuista, lavoista ja muista rakenteista
• merkitse rakenteiden paikat tapahtuma-alueen karttaan
• varmista, etteivät rakenteet tuki kulkureittejä, poistumisteitä tai pelastusteitä
• sovi, kuka vastaa kunkin teltan, kojun tai rakenteen pystytyksestä ja purkamisesta
• ohjeista toimijat huolehtimaan telttojen ja katosten riittävästä painotuksesta tai ankkuroinnista
• huomioi sää: erityisesti tuuli voi tehdä kevyistä teltoista vaarallisia
• tarkista, että sähköjohdot, painot, narut ja muut osat eivät aiheuta kompastumisvaaraa
• varmista, että myyntikojut ja ruokapisteet sijoitetaan turvallisesti, etenkin jos niissä käytetään sähköä, kaasua tai kuumia laitteita
• käy tapahtuma-alue läpi ennen yleisön saapumista ja tarkista, että rakenteet ovat paikoillaan ja turvallisia
• sovi etukäteen, mitä tehdään, jos sää muuttuu tai jokin rakenne ei ole turvallinen

Hyvä nyrkkisääntö on, että jokainen toimija vastaa omista välineistään, mutta tapahtuman järjestäjä vastaa kokonaisuuden turvallisuudesta. Siksi rakenteista kannattaa sopia selkeästi jo ennen tapahtumapäivää.

Lisätietoa tilapäisistä rakenteista ja tapahtumaturvallisuudesta:

Opas pienen yleisötapahtuman pelastussuunnitelman laatimiseen

Tukesin tapahtumaturvallisuusohjeet

Tapahtuman tekijöiden turvallisuus ja vakuutukset

Tapahtuman turvallisuus koskee myös työntekijöitä, esiintyjiä, vapaaehtoisia, myyjiä ja yhteistyökumppaneita. Kaikkien mukana olevien on hyvä tietää oma tehtävänsä, vastuuhenkilöt, tauot, ensiapupisteen sijainti ja se, kenelle ilmoitetaan ongelmista.
Anna tekijöille vain sellaisia tehtäviä, joihin heillä on riittävä osaaminen. Tämä on erityisen tärkeää, jos tehtävään liittyy esimerkiksi sähköä, raskaita tavaroita, ruokaa, liikennettä, rakenteita, avotulta tai muuta riskiä.
Hyvä turvallisuus syntyy selkeistä vastuista, ennakoinnista ja siitä, että tekijät tietävät, miten toimia. Kun tekijöillä on turvallinen olo, tapahtuma sujuu paremmin kaikille.

Hyviä tapoja lisätä tekijöiden turvallisuutta:

• tee tekijöille lyhyt ohje ennen tapahtumaa
• kerro, kuka on tapahtuman päävastuuhenkilö
• jaa tärkeät puhelinnumerot kaikille tekijöille
• näytä, missä ensiapupiste, wc-tilat, taukopaikka ja poistumisreitit ovat
• sovi, miten tekijät pitävät yhteyttä tapahtuman aikana
• huolehdi, että tekijöillä on riittävästi taukoja, vettä ja tarvittaessa ruokaa
• varmista, ettei kukaan joudu tekemään liian raskaita tai vaarallisia tehtäviä yksin
• ohjeista erikseen sähköön, rakenteisiin, liikenteeseen, ruokaan, avotuleen ja muihin riskialttiisiin tehtäviin liittyvät asiat
• varmista, että vapaaehtoiset tietävät, mitä heiltä odotetaan
• sovi etukäteen, mitä tehdään, jos joku loukkaantuu, sairastuu tai kohtaa häiritsevää käytöstä
• tarkista, että tapahtumalla ja tekijöillä on tarvittavat vakuutukset

Pieni ennakkosuunnittelu auttaa paljon. Kun kaikki tekijät tietävät, missä mennään ja keneltä saa apua, tapahtuman tekeminen tuntuu turvallisemmalta ja mukavammalta.

Vastuuvakuutus

Tapahtuman vakuutukset kannattaa selvittää hyvissä ajoin omasta vakuutusyhtiöstä. Hyvä vakuutusturva tuo järjestäjälle mielenrauhaa ja auttaa varautumaan tilanteisiin, joissa jotakin yllättävää tapahtuu. Vastuuvakuutus suojaa tapahtuman järjestäjää tilanteissa, joissa tapahtumasta aiheutuu vahinkoa ulkopuoliselle henkilölle tai omaisuudelle. Vahinko voi olla esimerkiksi kaatuminen, rikkoutunut esine tai muu tapahtuman järjestelyihin liittyvä vahinko.
Tapahtumaan voidaan tarvita esimerkiksi vastuuvakuutus, tapahtumavakuutus sekä vapaaehtoisten tai talkoolaisten tapaturmavakuutus. Poliisi voi pyytää yleisötilaisuusilmoituksen yhteydessä selvityksen vastuuvakuutuksesta, joten asia kannattaa tarkistaa jo suunnittelun alussa.

Jos tapahtumassa on palkattua henkilökuntaa, työnantajan tulee selvittää lakisääteinen työtapaturma- ja ammattitautivakuutus. Vapaaehtoisten ja talkoolaisten vakuuttaminen ei ole aina pakollista, mutta se on usein järkevää. Talkootyössäkin voi sattua vahinkoja, ja erillinen talkoovakuutus tai vapaaehtoisten tapaturmavakuutus voi olla hyvä turva tapahtuman tekijöille.
Vakuutustarve kannattaa tarkistaa omasta vakuutusyhtiöstä jo suunnittelun alkuvaiheessa. Samalla on hyvä varmistaa, mitä vakuutus korvaa ja ketä se koskee.

Tapahtuma voi tarvita myös muita lupia ja ilmoituksia turvallisuusasioiden lisäksi. Näitä voivat olla esimerkiksi alueen käyttölupa, meluilmoitus, musiikin esityslupa, elintarvikkeiden myyntiin tai tarjoiluun liittyvät ilmoitukset ja anniskeluun liittyvät luvat. Lisäksi tarvitset luvan myös avotulen  ja muiden erikoistehosteiden käyttöön tapahtumassa. Löydät täältä tietoa myös POP up -kahvilan perustamisesta tapahtumaan.

Tarvittavat luvat riippuvat siitä, missä tapahtuma järjestetään ja mitä tapahtumassa tehdään. Esimerkiksi ruokamyynti, musiikin esittäminen, voimakas äänentoisto, alkoholin anniskelu tai yleisen alueen käyttö voivat kaikki vaatia erillistä selvittämistä.
Lupa-asiat kannattaa tarkistaa jo suunnittelun alkuvaiheessa. Näin tarvittavat hakemukset ehditään tehdä ajoissa, ja mahdolliset kustannukset voidaan huomioida budjetissa. Jokainen tapahtuma on erilainen, joten ajantasaiset ohjeet kannattaa aina varmistaa suoraan oikealta viranomaiselta tai palveluntarjoajalta.

Alueen ja tapahtumapaikan käyttölupa Riihimäellä

Jos tapahtuma järjestetään Riihimäen kaupungin yleisellä alueella, lupa kannattaa selvittää hyvissä ajoin. Yleisiä alueita ovat esimerkiksi kadut, torit ja puistot. Lupa tarvitaan, kun alue rajataan tai otetaan tilapäisesti pois normaalista käytöstä esimerkiksi tapahtumaa, tilapäistä myyntiä, kulkuetta tai muuta yleisölle suunnattua toimintaa varten. Yleisesti tapahtuman järjestäminen vaatii aina maan omistajan luvan. 

Riihimäellä yleisten alueiden lupa haetaan vapaamuotoisella hakemuksella sähköpostilla osoitteesta tekniikka@riihimaki.fi. Hakemus tulee jättää hyvissä ajoin, kuitenkin vähintään 3 viikkoa ennen tapahtumaa. Heinäkuussa yleisten alueiden lupia ei käsitellä lomakauden vuoksi, joten kesän tapahtumat kannattaa suunnitella ja hakea ajoissa.

Hakemuksessa on hyvä kertoa selkeästi ainakin tapahtuman nimi, järjestäjä, yhteyshenkilö, tapahtuman ajankohta, toivottu tapahtuma-alue, arvio osallistujamäärästä sekä mahdolliset rakenteet, myyntipisteet, opasteet ja liikennejärjestelyt. Mukaan kannattaa liittää kartta tai muu selkeä kuva tapahtuma-alueesta.

Maksut

Luvan käsittelystä voidaan periä voimassa olevan taksan mukainen käsittelymaksu sekä mahdollinen alueen vuokra. Vuodesta 2026 alkaen tavanomaisen luvan käsittelymaksu on 50 € + alv 25,5 %, ja paljon valmistelua vaativan luvan käsittelymaksu on 150 € + alv 25,5 %. Katuluvan käsittelymaksu on 190 € + alv 25,5 %. Vuokravapaista tapahtumista tai tilaisuuksista ei peritä käsittelymaksua.
Riihimäen kaupungin tapahtuma-alueista peritään vuokraa voimassa olevan hinnaston mukaan. Vuokra on Asema-aukiolla 100 euroa päivältä tai 500 euroa viikolta, Kauppatorilla 200 euroa päivältä tai 1 000 euroa viikolta, Messupuistossa 500 euroa päivältä tai 1 500 euroa viikolta ja Tellustorilla 80 euroa päivältä tai 400 euroa viikolta. Hintoihin lisätään arvonlisävero 25,5 %. Vuokrahinta sisältää sähkön käytön niillä tapahtuma-alueilla, joilla kaupungilla on sähköä tarjolla. Sähköä on saatavilla mm. Asema-aukiolla, Kauppatorilla, Tellustorilla ja rajallisesti Messupuistossa.

Tapahtuma-alue voidaan joissakin tilanteissa luovuttaa käyttöön myös vuokravapaasti. Vuokravapaus voi tulla kyseeseen esimerkiksi silloin, kun tapahtuman tuotto käytetään hyväntekeväisyyteen tai yleishyödylliseen tarkoitukseen, tapahtuma elävöittää kaupunkikuvaa, tapahtuma on maksuton eikä sen tavoitteena ole tuoton kerääminen tai tapahtuma on lyhytkestoinen. Myös kaupungin muut puisto- ja yleiset alueet voivat olla maksutta käytössä tapahtumien järjestämiseen, mutta niihinkin tulee hakea lupa kaupungin tekniseltä toimialalta.
Jos tapahtuma tarvitsee tilapäisiä opasteita, viitoituksia tai mainoslaitteita katu- tai muulle yleiselle alueelle, niihin tarvitaan lupa. Opasteet eivät saa vaarantaa liikenneturvallisuutta, haitata kunnossapitoa tai estää näkyvyyttä.

Ajantasaiset tiedot, hinnat ja tarkemmat ehdot kannattaa aina tarkistaa Riihimäen kaupungin sivuilta ennen hakemuksen tekemistä.

Tapahtuma-alueiden vuokrat 1.1.2026 alkaen  

Riihimäen kaupungin luvat 

Anniskelu

Jos tapahtumassa myydään tai tarjoillaan alkoholia, anniskelu edellyttää aina lupaa tai ilmoitusta. Tilapäiseen anniskeluun sopii usein määräaikainen anniskelulupa. Jos tapahtumapaikka on jo hyväksytty anniskelupaikaksi ja anniskelijalla on voimassa oleva anniskelulupa, anniskelusta voidaan tietyissä tilanteissa tehdä ilmoitus Lupa- ja valvontavirastolle.
Lupa- ja valvontaviraston mukaan ilmoitus anniskelusta hyväksytyssä anniskelupaikassa on tehtävä viimeistään 72 tuntia ennen tapahtumaa. Jos anniskelupaikka pitää hyväksyttää etukäteen, hakemus on hyvä laittaa vireille hyvissä ajoin, viimeistään kuukautta ennen toiminnan aloittamista.

Tarkista ajantasaiset ohjeet: Lupa- ja valvontavirasto

Avotuli, tuliesitykset, pyrotekniset tehosteet, ilotulitusnäytös

Tuli ja tehosteet lisäävät aina turvallisuusriskejä, joten ne vaikuttavat tapahtuman suunnitteluun, lupiin ja turvallisuusjärjestelyihin. Jos suunnittelet tapahtumaan avotulta, tuliesitystä tai pyroteknisiä tehosteita, kannattaa olla yhteydessä pelastusviranomaiseen heti tapahtuman suunnittelun alkuvaiheissa.

Avotulella tarkoitetaan esimerkiksi nuotiota, tulipataa, soihtuja tai muuta avointa tulta. Jos tapahtumassa käytetään avotulta, tapahtumalle on laadittava pelastussuunnitelma. Avotulta ei saa myöskään käyttää ilman maanomistajan tai tilan haltijan lupaa, eikä silloin, jos sääolosuhteet aiheuttavat tulipalon vaaraa. Avotulen läheisyyteen on varattava riittävä alkusammutuskalusto ja vastuut on sovittava etukäteen.
Tuliesityksestä sekä pyroteknisten tai muiden tehosteiden käytöstä tehdään ilmoitus pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Ilmoituksessa kerrotaan, miten esitys tai tehosteet toteutetaan turvallisesti. Pelastusviranomainen voi antaa käyttöön ehtoja tai rajoituksia tai kieltää käytön, jos siitä voi aiheutua vaaraa.

Kanta-Hämeessä ilmoitukset ja suunnitelmat toimitetaan pelastusviranomaiselle sähköpostitse osoitteeseen tapahtumat.pelastuslaitos@omahame.fi

Ajantasaiset lomakkeet ja ohjeet löytyvät Kanta-Hämeen pelastuslaitoksen sivuilta 

Elintarvikkeiden myynti ja tarjoilu

Jos tapahtumassa myydään tai tarjoillaan ruokaa tai juomaa, järjestäjän kannattaa selvittää jo ajoissa, tarvitaanko toiminnasta ilmoitus elintarvikevalvontaan. Tämä koskee esimerkiksi kahviota, ruokamyyntiä, leivonnaisia, kioskeja, ruokarekkoja ja myyntikojuja.
Ilmoitus tarvitaan yleensä silloin, kun toiminta on ammattimaista, jatkuvaa tai siihen liittyy elintarviketurvallisuuden riskejä. Rekisteröinti-ilmoitus tehdään elintarvikevalvontaan viimeistään 4 viikkoa ennen toiminnan aloittamista tai olennaista muuttamista. Liikkuvan elintarvikehuoneiston, kuten ruokarekan tai myyntikojun, ilmoituksen käsittelee yleensä toimijan kotikunta. Ammattimaisesta toiminnasta ilmoitus on kuitenkin tehtävä aina, jos elintarviketoiminnan liikevaihto on yli 15 000 euroa vuodessa.

Ilmoitusta ei yleensä tarvita, jos toiminta on vähäriskistä ja kyse on esimerkiksi yksityishenkilön satunnaisesta leivonnaisten myynnistä, koulun tai urheiluseuran myyjäisistä tai pienestä kahvi- ja keksitarjoilusta muun toiminnan yhteydessä.

Tapahtuman järjestäjän ei tarvitse osata kaikkea itse, mutta hänen kannattaa varmistaa, että ruokaa myyvät tai tarjoilevat toimijat ovat hoitaneet omat ilmoituksensa. Epäselvässä tilanteessa kannattaa kysyä neuvoa oman alueen elintarvikevalvonnasta ennen tapahtumaa. Riihimäellä elintarvikevalvontaa hoitaa Etelä-Hämeen ympäristöterveys.

Ajantasaiset ohjeet kannattaa tarkistaa ennen tapahtumaa:

Rekisteröity elintarviketoiminta
Ruokavirasto – liikkuvat elintarvikehuoneistot
Riihimäki – elintarvikevalvonta 

Pop up -ravintola tapahtumassa

Pop up -ravintola tarkoittaa lyhytaikaista ruoan valmistusta ja tarjoilua. Se voi sopia hyvin esimerkiksi pieneen tapahtumaan, myyjäisiin tai teemapäivään.

Sovi Pop up -toimijan kanssa etukäteen ainakin nämä asiat:

• kuka vastaa ruoasta ja sen turvallisuudesta
• missä ruoka valmistetaan ja tarjoillaan
• miten siisteys, käsihygienia ja jätehuolto hoidetaan
• miten asiakkaalle kerrotaan ruoan allergeenit
• kuka on toiminnasta vastaava henkilö

Pop up -ravintolaa ei yleensä tarvitse rekisteröidä elintarvikevalvontaan, jos toimintaa on enintään 12 päivänä vuodessa ja Ruokaviraston ohjeita noudatetaan. Laajemmasta tai toistuvasta ruokatoiminnasta kannattaa olla yhteydessä oman kunnan elintarvikevalvontaan jo suunnitteluvaiheessa.

Lisätietoja: Ruokavirasto – Pop up -ravintolatoiminta 

Meluilmoitus Riihimäellä

Meluilmoitus tarvitaan, jos tapahtumasta voi aiheutua erityisen häiritsevää melua tai tärinää. Tämä voi koskea esimerkiksi ulkotapahtumaa, konserttia, äänentoistoa käyttävää tilaisuutta tai muuta tapahtumaa, jonka ääni voi häiritä lähialueen asukkaita tai ympäristöä.

Riihimäellä meluilmoitus tehdään kaupungin ympäristönsuojeluviranomaiselle. Ilmoitus on tehtävä hyvissä ajoin, kuitenkin viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa, ellei Riihimäen ympäristönsuojelumääräyksissä ole muuta määräaikaa. Kaupunki voi antaa ilmoituksen perusteella määräyksiä meluntorjunnasta.

Meluilmoituksen voi tehdä sähköisesti Riihimäen kaupungin sähköisessä lupapalvelussa. Sähköinen ilmoittaminen vaatii vahvan tunnistautumisen, kuten pankkitunnukset tai mobiilivarmenteen. Riihimäen kaupunki suosittelee käyttämään ensisijaisesti sähköistä lupapalvelua.

Lisätiedot ja sähköinen asiointi löytyvät Riihimäen kaupungin sivulta:

Luvat ja valvonta – Meluilmoitus

Musiikin esityslupa tapahtumassa

Jos tapahtumassa soi musiikki, tapahtuman järjestäjän tulee yleensä hankkia musiikin esityslupa. Lupa tarvitaan sekä maksullisiin että maksuttomiin tapahtumiin. Tämä koskee esimerkiksi konsertteja, festivaaleja, messuja, näyttelyitä, näytöksiä ja muita tapahtumia, joissa esitetään musiikkia.

 Teoston tapahtumalupa voi koskea esimerkiksi:

• livemusiikkia
• DJ-musiikkia
• karaokea
• taustamusiikkia
• väliaikamusiikkia
• äänitteeltä soitettavaa musiikkia

Teoston tapahtumalupa sisältää sekä Teoston että Gramexin edustamia musiikinkäytön esitysoikeuksia. Jos tapahtumassa esitetään musiikkivideoita, niihin voidaan tarvita erillinen lupa Musiikkiluvat.fi-palvelusta.
Tapahtumalupa haetaan Teostolta. Lupa haetaan vain kerran, ja sen jälkeen jokaisen musiikkia sisältävän tapahtuman tiedot ilmoitetaan Teoston verkkopalvelussa. Ilmoitettavia tietoja ovat esimerkiksi tapahtuman nimi ja ajankohta, järjestäjän tiedot, musiikin käyttötapa, lipputulot tai maksuttoman tapahtuman yleisömäärä. Lasku muodostuu ilmoitettujen tietojen perusteella tapahtuman jälkeen.
Tapahtuman järjestäjän kannattaa hoitaa musiikkilupa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Jos tapahtumassa on esiintyjä, on hyvä sopia etukäteen, kuka ilmoittaa esitetyt kappaleet Teostoon.

Ajantasaiset ohjeet, hinnat ja luvan hakeminen löytyvät Teoston sivulta:
Teosto – Tapahtumalupa

Tapahtuman onnistumiseen vaikuttavat myös monet pienet mutta tärkeät käytännön asiat. Osallistujan näkökulmasta hyvä tapahtuma on sellainen, jossa paikalle on helppo tulla, alueella on selkeät opasteet, perustarpeet on huomioitu ja ympäristö pysyy siistinä.

Tässä osiossa käydään läpi tapahtumajärjestäjän muita käytännön vastuita, kuten WC-tiloja, löytötavaroita, sähköä ja vettä, jätehuoltoa sekä tapahtuma-alueen siisteyttä. Näihin asioihin kannattaa varata aikaa jo suunnitteluvaiheessa, sillä ne vaikuttavat suoraan tapahtuman sujuvuuteen, turvallisuuteen ja viihtyvyyteen.

Hyvin hoidetut perusasiat näkyvät tapahtumassa heti. Kun osallistuja löytää tarvitsemansa helposti ja tapahtuma-alue toimii selkeästi, koko tapahtumasta jää huolellinen ja tervetullut vaikutelma.

Jätehuolto ja siisteys

Tapahtuman järjestäjä vastaa siitä, että tapahtumapaikka pysyy siistinä ja jätteet kerätään asianmukaisesti. Jätehuolto kannattaa suunnitella ennen tapahtumaa: mihin jäteastiat sijoitetaan, mitä jätteitä lajitellaan, kuka tyhjentää astiat ja kuka vastaa loppusiivouksesta.
Suurissa tapahtumissa voidaan tarvita erillisiä jäteastioita, lajittelupisteitä ja suunnitelma niiden tyhjentämisestä tapahtuman aikana. Myös osallistujia kannattaa ohjata selkeillä opasteilla.

WC-tilat

Tapahtumassa tulee olla riittävästi wc-tiloja osallistujille. WC-tilojen määrä riippuu yleisömäärästä, tapahtuman kestosta, anniskelusta, tarjoiluista ja siitä, onko lähistöllä muita käytettävissä olevia WC-tiloja. WC-tilojen tulee olla helposti löydettävissä ja opastettuja. Käsienpesuun tai käsihygieniaan on hyvä varata riittävät mahdollisuudet. Esteettömyys kannattaa huomioida jo suunnitteluvaiheessa. Lyhyessä ja pienessä tapahtumassa valmiit sisätilojen tai lähialueen WC:t voivat riittää, jos niiden käytöstä on sovittu.
Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa suurten yleisötilaisuuksien hygieenisistä järjestelyistä ja jätehuollosta annetaan ohjeita WC-tilojen määrään ja jätehuoltoon. Usein käytetty suuntaa antava mitoitus on esimerkiksi 51–250 henkilön tapahtumassa 2 wc:tä naisille, 2 wc:tä miehille ja 1 esteetön WC, mutta ajantasainen mitoitus kannattaa tarkistaa viranomaisohjeesta ennen tapahtumaa.

Tarkista ajantasaiset ohjeet 

Riihimäen yleisövessat

Löytötavarat

Tapahtumassa tulee sopia etukäteen, mihin löytötavarat kerätään ja kuka niistä vastaa. Osallistujille voi kertoa tapahtuman aikana, mistä kadonneita tavaroita voi kysyä.
Poliisin ohjeen mukaan löytötavaroista ilmoitetaan omistajalle tai ne toimitetaan poliisille mahdollisimman pian. Esineet, joiden hallussapito on kiellettyä tai luvanvaraista, kuten aseet, huumeet tai laiton alkoholi, tulee toimittaa poliisille välittömästi.

Sähkö ja vesi

Tapahtuman suunnittelussa kannattaa jo alussa selvittää, tarvitaanko tapahtumassa sähköä tai vettä. Sähköä voi kulua esimerkiksi äänentoistoon, valoihin, kahvinkeittimiin, kylmälaitteisiin, maksupäätteisiin ja ruokamyyntiin. Parhaat tiedot sähköstä, pistorasioista ja vesipisteistä saat tapahtumapaikan omistajalta tai haltijalta.

Tarkista myös, riittääkö sähkö tapahtuman tarpeisiin. Kahvin- ja vedenkeittimet, kylmälaitteet sekä ääni- ja valotekniikka voivat kuormittaa sähköä yllättävän paljon. Isommissa tapahtumissa tai vaativissa sähköasioissa kannattaa käyttää sähköalan ammattilaista.

Sähköturvallisuudessa huomioi nämä:

• sähköjohdot ja kaapelit sijoitetaan niin, ettei niihin kompastu ja etteivät ne vahingoitu
• ulkona käytetään vain ulkokäyttöön sopivia sähkölaitteita ja johtoja
• sähkölaitteet tulee suojata sateelta ja kosteudelta

Jos tapahtumassa käytetään vettä juomiseen, käsienpesuun tai ruoan valmistukseen, veden tulee olla turvallista ja käyttötarkoitukseen sopivaa. Ruokamyyntiä tai tarjoilua suunniteltaessa veden käyttö kannattaa tarkistaa myös elintarvikevalvonnan ohjeista. Lisätietoa saat tapahtumapaikan haltijalta, sähköalan ammattilaiselta ja Riihimäen ympäristöterveydenhuollosta.

Tapahtumapäivänä on paljon muistettavaa. Hyvä muistilista auttaa pitämään kokonaisuuden hallinnassa ja vähentää kiireen tuntua. Kaikkea ei tarvitse muistaa ulkoa, kun tärkeimmät asiat on kirjattu etukäteen.

Ennen tapahtuman alkua tarkista ainakin:

• tapahtumapaikka on kunnossa ja sovitussa käytössä
• opasteet ovat paikoillaan
• ohjelma ja aikataulu ovat tekijöiden tiedossa
• vastuuhenkilöt tietävät omat tehtävänsä
• tärkeät puhelinnumerot ovat helposti saatavilla
• tekniikka, sähkö ja mahdollinen vesi toimivat
• ensiaputarvikkeet ja ensiapupiste ovat valmiina
• wc-tilat ovat käytettävissä ja opastettu
• jäteastiat ja siisteyden hoito on järjestetty
• esiintyjät, myyjät ja yhteistyökumppanit tietävät, minne tulla
• turvallisuuteen, lupiin ja vakuutuksiin liittyvät asiakirjat ovat saatavilla
• purku, siivous ja tavaroiden palautus on sovittu

Ennen yleisön saapumista kannattaa tavata myös mahdolliset ensiapuhenkilöt, järjestyksenvalvojat ja liikenteenohjaajat. Käykää yhdessä läpi tapahtuma-alue, tärkeät yhteystiedot, aikataulu, ensiapupiste, poistumisreitit, pelastustiet, kokoontumispaikat ja toimintatavat häiriö- tai hätätilanteessa. Näin kaikilla on sama tieto ennen tapahtuman alkua.

Tapahtuman aikana on suositeltavaa seurata, että aikataulu etenee, osallistujat löytävät tarvitsemansa ja tekijöillä on mahdollisuus kysyä apua. Pidä yhteys vastuuhenkilöihin ja reagoi rauhallisesti, jos suunnitelmat muuttuvat.

Tapahtuman jälkeen

Tapahtuman järjestäminen ei pääty siihen, kun yleisö lähtee. Tapahtuman jälkeen huolehditaan vielä purusta, siivouksesta, lainatavaroiden palauttamisesta, laskuista, kiitoksista ja mahdollisesta palautteen keräämisestä. Myös tapahtuman onnistumiset ja kehittämiskohdat kannattaa kirjata muistiin mahdollisimman pian, kun asiat ovat vielä tuoreessa muistissa.

Tapahtuman jälkeen on hyvä vielä kiittää tekijöitä, vapaaehtoisia, esiintyjiä, yhteistyökumppaneita ja osallistujia. Lyhyt jälkiviestintä esimerkiksi verkkosivuilla tai sosiaalisessa mediassa jättää tapahtumasta hyvän muistijäljen ja auttaa rakentamaan pohjaa myös tuleville tapahtumille.

Vastuullinen tapahtuma syntyy pienistä, harkituista valinnoista. Tavoitteena ei ole täydellisyys, vaan se, että tapahtuma suunnitellaan mahdollisimman fiksusti ympäristön, ihmisten ja paikallisen yhteisön kannalta. Jo pienillä teoilla voi vähentää jätettä, säästää luonnonvaroja, tukea paikallisia toimijoita ja tehdä tapahtumasta mukavamman kaikille.

Kestävyyttä kannattaa miettiä jo tapahtuman suunnittelun alussa. Silloin vastuulliset valinnat on helpompi huomioida budjetissa, hankinnoissa, viestinnässä, tapahtumapaikan valinnassa ja käytännön järjestelyissä.

Näin voit huomioida vastuullisuutta tapahtumassa:

• valitse tapahtumapaikka, johon on helppo tulla kävellen, pyörällä, julkisilla tai kimppakyydillä
• kerro osallistujille etukäteen, miten paikalle pääsee ilman omaa autoa
• vältä turhia kertakäyttötuotteita ja suosi lainattavia, vuokrattavia tai uudelleen käytettäviä tavaroita
• suunnittele tarjoilut niin, että ruokahävikkiä syntyy mahdollisimman vähän
• suosi kasvisvaihtoehtoja, lähiruokaa ja paikallisia tuotteita silloin, kun se on mahdollista
• käytä paikallisia palveluita, tekijöitä, esiintyjiä, tuottajia ja yrityksiä aina kun se sopii tapahtuman tavoitteeseen
• tee yhteistyötä paikallisten yhdistysten, koulujen, harrastusryhmien, yritysten tai muiden toimijoiden kanssa
• järjestä riittävästi roska-astioita ja selkeät lajitteluohjeet
• käytä sähköä, vettä, materiaaleja ja tulosteita vain sen verran kuin oikeasti tarvitaan
• hyödynnä digitaalisia ohjelmia, ilmoituksia ja opasteita, jos ne sopivat tapahtumaan
• huolehdi, että tapahtumapaikka jää siistiksi tapahtuman jälkeen
• tee tapahtumasta mahdollisimman saavutettava ja esteetön
• käytä selkeää kieltä viestinnässä, jotta tieto tavoittaa erilaiset osallistujat
• luo tapahtumaan turvallinen ja ystävällinen ilmapiiri
• huomioi vapaaehtoisten, esiintyjien ja työntekijöiden jaksaminen, tauot ja perustarpeet
• kerro tapahtuman vastuullisista valinnoista osallistujille myönteisesti ja kannustavasti

Uudistavaa ajattelua tapahtumaan voi tuoda esimerkiksi näin:

• mieti, mitä hyvää tapahtuma voi jättää jälkeensä
• tue paikallista osaamista ja anna näkyvyyttä alueen tekijöille
• luo kohtaamisia, joissa ihmiset tutustuvat toisiinsa ja omaan lähiympäristöönsä
• valitse tapahtumalle teema tai sisältö, joka lisää hyvinvointia, osallisuutta tai yhteisöllisyyttä
• kannusta osallistujia huomaamaan oma ympäristö uudella tavalla
• kerää palautetta ja käytä sitä seuraavan tapahtuman kehittämiseen
• mieti, voisiko tapahtuma synnyttää uutta yhteistyötä myös tapahtuman jälkeen

Vastuullisuus voi näkyä tapahtumassa monella tavalla. Esimerkiksi siistinä tapahtumapaikkana, hyvänä opastuksena, turvallisena ilmapiirinä, paikallisten tekijöiden mukanaolona tai siinä, että osallistujan on helppo tulla mukaan. Parhaimmillaan tapahtuma ei vain kuluta ympäristöä ja yhteisiä resursseja, vaan vahvistaa paikkaa, ihmisiä ja yhteisöä.

Riihimäellä vastuullisuustyö liittyy kaupungin omaan ympäristöpolitiikkaan ja Resurssiviisas Riihimäki 2030 -tavoitteeseen. Riihimäki pyrkii toiminnallaan kohti päästöttömyyttä, jätteettömyyttä ja luonnonvarojen kestävää kulutusta. Kaupungin ympäristöpolitiikan teemoja ovat muun muassa kestävä liikkuminen, kiertotalous, luonnon monimuotoisuus ja vastuullinen riihimäkeläinen.

Tältä sivulla löydät Riihimäen kaupungin ja yksityisten toimijoiden tapahtumatiloja ja paikkoja.

Tapahtumia voidaan järjestää monenlaisissa paikoissa, kuten sisällä, ulkona, julkisilla alueilla tai yksityisissä tiloissa. Julkisia tapahtumapaikkoja voivat olla esimerkiksi kadut, torit, puistot, koulut, urheilu- ja kulttuuritilat. Lisäksi tapahtumia voidaan järjestää myös yksityisissä tiloissa, kuten yritysten tiloissa, ravintoloissa, seurataloilla tai muissa tapahtumaan sopivissa paikoissa.

Tapahtumapaikan käytöstä tulee aina sopia etukäteen alueen tai tilan omistajan tai haltijan kanssa. Tämä koskee sekä kaupungin omistamia alueita että yksityisiä tapahtumapaikkoja. Tarkista siis jo suunnittelun alkuvaiheessa, keneltä lupa tilan tai alueen käyttöön haetaan ja millaisia ehtoja käyttöön liittyy.

Riihimäellä Tekninen toimialue vuokraa ja myöntää lupia sekä sopimuksia yleisille alueille, kuten kaduille, toreille ja puistoihin.

Luvan hakeminen
Yleisten alueiden luvat haetaan vapaamuotoisella sähköpostilla osoitteeseen tekniikka@riihimaki.fi. Hakemus tulee jättää hyvissä ajoin ennen tarvetta, kuitenkin vähintään 3 viikkoa aikaisemmin.

Huomioi, että heinäkuussa ei käsitellä yleisten alueiden lupia lomakauden vuoksi.

Käsittelymaksu
Luvan käsittelystä peritään voimassa olevan taksan mukainen käsittelymaksu ja alueen vuokramaksu pinta-alaan ja vuokrausaikaan perustuen.

Yleisten alueiden maksut ja taksat 1.1.2026 alkaen

Luvat Riihimäki

Puistot

• Bad Segebergin puisto
• Jukka Jalosen puisto
• Kolmiopuisto
• Kirjastopuisto
• Messupuisto
• Rautatiepuisto

Lisätietoja yleisesti puistoista ja ulkoalueista

Yleiset ulkoilma-alueet

• Asematori
• Tellustori
• Vanha kauppatori
• Granitin aukio
  • Granitin aukion varauksia hoitaa kaupungin sopimuskoordinaattori Kahvila Mokkakuu Riihimäki, Yhteyshenkilönä toimii Mia Kurikka, mokkakuu@gmail.com, puh. 050 3377 168.
  • Huomioi, että Välikadun ja pysäköintialueen luvat myöntää Riihimäen kaupunki / Tekninen toimiala.
• Maauimalan piha-alue
• Talvikenttä
• Keskusurheilupuisto
• Peltosaaren liikuntapuisto
• Raviradan nurmikentät
• Riutan perheliikuntakeskus
• Kaikki katualueet

Kaupungin hallinnoimat esitys- ja tapahtumatilat

• Allinnan monttu, kesäteatterialue: kulttuuri@riihimaki.fi
• Kino Sampo, elokuvateatteri- ja teatteritila: kulttuuri@riihimaki.fi
• Antonin talo: kulttuuri@riihimaki.fi
• Nuorisokeskus Monari, monitoimisali
• Riemu -museot
• Samuli Parosen Sali kirjastossa, näyttely- ja konserttitila
• Suomen lasimuseo, näyttely- ja konserttitila
• Suomen lasimuseo, kokoustila, näyttelytila
• Uimahalli
• Urheilutalo, liikunta- ja tapahtumatila
• Uramon koulu,  monitoimisali

Liikuntatilat ja koulujen salit

• Koulujen liikunta- ja juhlasalit, iltaisin ja viikonloppuisin – liikuntapalvelut
• Koulujen liikunta- ja juhlasalit muina aikoina – koulujen rehtorit
• Koulujen muut tilat – koulujen rehtorit
• Eteläisen koulun Matinsali, liikunta- ja juhlasali, musiikkitila – koulun rehtori
• Koulujen piha-alueet – koulujen rehtorit
• Kalevantalo, liikuntasali ja auditorio– Peltosaaren koulun rehtori
• Urheilutalo – liikuntapalvelut
• Uimala – liikuntapalvelut
• Jäähallit – liikuntapalvelut

Riihimäen peruskoulut

Muut tilat

• Cocks-areena
• Hamk, auditorio ja liikuntatilat
• Herajoen työväentalo
• Hirvijärven leirikeskus
• Hotelli Seurahuone
• Hyria, auditorio ja liikuntatilat
• Juhlatila Punainen Talo
• Kirkkopuiston seurakuntakoti, juhlasali
• Lempivaara Holiday -matkailukeskus
• Ravirata, Riihimäen raviseura
• Riihimäen Teatteri
• Riihimäen Kerhotalo
• Tanssilava Riutta
• Suomen Metsästysmuseo
• Upseerikerho: info@riihimaenupseerikerho.fi
• Vanha Lasitehdas: asiakaspalvelu@kallioinenyhtiot.com
• Ö-talo