Hankinnat

Riihimäen kaupunki noudattaa hankinnoissaan kaupungin hankintaohjeistusta, julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä sekä kaupungin hankintapolitiikkaa.

Ajantasainen hankintalainsäädäntö

• Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista
• Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista

Kaupungin hankintoja koskevat ohjeet

• Hankintapolitiikka (2019)
• Riihimäen kaupungin hankintaohje 2024

Riihimäen kaupungin hankintoihin sisältyvät sisäisten ja ulkoisten palveluiden, aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden ostot sekä investoinnit. Hankinnat muodostavat vuosittain merkittävän osan kaupungin budjetista, yli puolet kaupungin menoista.  Hankintalain kynnysarvon ylittävien hankintojen hankintailmoitukset julkaistaan julkisten hankintojen ilmoituskanavassa (HILMA https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/) hankinnan arvosta riippuen joko kansallisesti tai EU-laajuisesti.

Kilpailutuksissa kaupunki käyttää sähköistä kilpailutusjärjestelmä Cloudiaa. Kynnysarvon ylittävien hankintojen tarjouspyynnöt ja niiden liitteet ovat saatavilla tarjousaikana kokonaisuudessaan Tarjouspalvelu.fi-portaalissa, johon myös tarjoajat jättävät tarjouksensa. Tarjouspalveluun rekisteröityminen on tarjoajalle maksutonta. Kilpailutettavista hankinnoista ei ilmoiteta erikseen kaupungin verkkosivuilla.

Hankintalain kynnysarvon alittaviin pienhankintoihin sovelletaan Riihimäen kaupungin omia hankintaohjeita. Pienhankintoihin ei sovelleta julkisia kilpailutusvelvoitteita, mutta kaupungin ohjeet varmistavat, että myös pienhankinnoissa noudatetaan hyvää hallintotapaa ja varmistetaan hankintojen tasapuolisuus ja avoimuus.

Riihimäen kaupunki ylläpitää hankintakalenteria, josta ilmenee hankinnan kohde, sopimusten voimassaoloajat sekä vastuutoimiala.

Julkiset hankinnat hankintakalenteri – hankintasopimukset

Lisäksi kaupungilla on käytössään yhteishankintasopimuksia. Oheisesta taulukosta näet ne yhteishankintasopimukset, joihin Riihimäen kaupunki on liittynyt. Yhteishankintayksikkö on hankintayksikkö, joka tekee hankinta-ja puitesopimuksia tavaroista, palveluista ja rakennusurakoista omistajilleen.

Riihimäen kaupungin yhteishankintasopimukset (päivitetty 03.03.2025)

Viimeisimmät hankintapäätökset ovat saatavilla kaupungin verkkosivuilla, kohdassa esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset. Tästä osasta voi tutustua kaupungin päätöksentekoon ja seurata, miten hankinnat etenevät ja miten päätökset tehdään: https://www.riihimaki.fi/vaikuta-ja-tutustu/paatoksenteko/

Riihimäen kaupungin hankintatoimi

Kaupungilla on neljä toimialaa: hallinto ja konserni -toimiala, elinvoiman toimiala, tekninen toimiala sekä sivistyksen ja hyvinvoinnin toimiala. Lisäksi kaupungilla on vesihuoltoliikelaitos. Riihimäen kaupunki on hankintalain mukainen hankintayksikkö.

Keskitetty hankinta

Riihimäen kaupungin hankintojen toteuttaminen on keskitetty hankinnat-yksikköön, joka toimii kaupungin hallinto- ja konserni-toimialalla. Hankinnat-yksikkö vastaa kaupungin hankintojen kokonaiskoordinaatiosta, valmistelusta, kilpailuttamisesta ja päätöksenteon tukemisesta. Yksikkö huolehtii myös kaupunkitasoisen hankintatoimen kehittämisestä, hankintaohjeistuksen ylläpidosta sekä kaupungin sisäisestä hankintaneuvonnasta.

Hankinnan kategoriamalli

Hankinnat-yksikössä on käytössä hankinnan kategoriamalli, jossa hankittavat tuotteet ja palvelut on jaettu kolmeen pääkategoriaan, jotka kukin sisältävät useita alakategorioita. Tämä malli tukee hankintojen suunnittelua ja toteutusta, ja sen avulla varmistetaan tehokas ja taloudellinen hankintatoimi.

Hankinnan kategoriamalli perustuu kolmeen pääkategoriaan, jotka ovat seuraavat:

1. Asiantuntijapalvelut
2. Koulutus, kulttuuri, matkustus, ICT
3. Rakentaminen, tekniikka, kiinteistöt

Avoimuus ja yhteistyö

Riihimäen kaupunki kannustaa toimittajia ja sidosryhmiä osallistumaan hankintaprosesseihinsa. Mikäli haluat lisätietoja hankinnoista tai haluat tarjota palveluja ja tuotteita Riihimäen kaupungille, ota rohkeasti yhteyttä hankinnat-yksikköön. Voit olla yhteydessä hankinnat@riihimaki.fi tuleviin tarjouskilpailuihin liittyen tai muissa hankinta-asioissa.

Kaikki kynnysarvon ylittävät kilpailutukset toteutetaan julkisina kilpailutuksina hankintalain mukaisesti. Tarjouspyynnöt julkaistaan Tarjouspalvelussa ja Hilma-palvelussa ja ne ovat liitteineen avoimesti tarjoajien saatavilla. Kilpailutuksen aikana kaupunki varmistaa, että kaikki tarjoajat saavat saman tiedon ja että kilpailutusprosessi on avoin ja tasapuolinen kaikille osapuolille. Varmistamme, että kaikilla tarjoajilla on yhtäläiset mahdollisuudet osallistua kilpailutuksiin ja saada tarvittavat tiedot. Tarjoukset arvioidaan objektiivisesti tarjouspyynnössä ennalta määriteltyjen kriteerien mukaisesti, ja kaupunki valitsee voittavan/-t tarjouksen/-t huomioiden sekä taloudelliset että laadulliset näkökohdat.

Tarjouksen jättämisessä on tärkeää noudattaa tarjouspyynnössä annettuja ohjeita ja määräaikoja. Alla on keskeisiä ohjeita, jotka auttavat tarjoajaa laatimaan oikeanlaisen ja täsmällisen tarjouksen.

Ohjeita tarjouspyyntöihin vastaamiseen ja hankintaprosessiin:

Osallistu mahdolliseen markkinavuoropuheluun

Julkaisemme tietopyyntöjä ja kutsuja markkinavuoropuheluun kilpailutuksistamme HILMA-palvelussa. Markkinavuoropuhelulla pyrimme selvittämään markkinoilla olevia vaihtoehtoja.

Tutustu tarjouspyyntöön ja liitteisiin huolellisesti

Ennen tarjouksen tekemistä, tutustu tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin huolellisesti. Tarjouksen tulee täyttää tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset ja olla tarjouspyynnön mukainen. Kilpailutuksessa tarjotun tuotteen tai palvelun tulee vastata tarjouspyynnössä esitettyjä vaatimuksia.

Täytä kaikki vaaditut tiedot

Tarjouksessa tulee olla kaikki pyydetyt selvitykset ja tiedot. Tarjouksen tulee sisältää kaikki tarvittavat asiakirjat ja olla tarjouspyynnön mukainen. Vastaa kaikkiin vaadittuihin kohtiin ja kysymyksiin. Puutteellinen tarjous voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen.

Vähimmäisvaatimusten täyttäminen

Tarjottavan tuotteen tai palvelun on täytettävä hankinnan kohteelle asetetut vähimmäisvaatimukset. Varmista, että tarjouksesi vastaa kaikkia tarjouspyynnössä asetettuja ehtoja ja vaatimuksia.

Hinnoittelu

Tarjouksessa ilmoitetut hinnat on esitettävä tarjouspyynnössä määritellyllä tavalla ja tarkkuudella. Hinnan tulee kattaa kaikki tarjotun tuotteen tai palvelun osat.

Ehdot ja varaukset

Tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä määritellyt ehdot ja ei voi esittää omia ehtoja tai varaumia tarjouksessaan. Tarjous tulee tehdä tarjouspyynnön mukaisesti.

Lisätietokysymykset ja määräajat

Tarjouspyynnössä on määritetty määräaika ja menettely lisätietokysymysten jättämiselle tarjouskilpailun aikana. Tarjoajat voivat esittää lisäkysymyksiä tarjouskilpailuun liittyen, mutta hankintayksikkö ei vastaa kysymyksiin, jotka on esitetty muilla tavoin kuin tarjouspyynnössä ilmoitetussa menettelyssä. Tämä varmistaa, että kaikki tarjoajat saavat tasapuolisen kohtelun ja saman tiedon.

Noudata tarjouspyynnössä ilmoitettua määräaikaa tarjouksen jättämiselle. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta mukaan tarjousten vertailuun. Tarjouksen on oltava voimassa vähintään tarjouspyynnössä määriteltyyn päivämäärään saakka.

Tarjousten vertailu 

Tarjousten vertailu suoritetaan tarjouspyyntöjen avaamisen jälkeen. Vertailun aikana hankintayksikkö saattaa ottaa yhteyttä tarjoajiin pyytääkseen lisäselvityksiä tarjouksista. Mikäli saat pyynnön, toimita pyydetyt selvitykset mahdollisimman nopeasti, jotta tarjouskilpailu voi edetä sujuvasti.

Soveltuvuusvaatimusten tarkistus

Hankintayksiköllä on oikeus pyytää tarjoajalta lisätietoja tai todistuksia soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä missä tahansa hankintaprosessin vaiheessa. Tämä voi sisältää esimerkiksi pätevyys- tai taloudellisia selvityksiä. Tarjoajien tulee toimittaa nämä tiedot asianmukaisesti, jotta hankintaprosessi etenee ilman viivästyksiä.

Hankintapäätös

Hankintapäätös tehdään tarjousten vertailun jälkeen. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille asianosaisille samanaikaisesti, ja kaikille tarjoajille annetaan tiedot päätöksestä ja mahdollisista seuraavista vaiheista.

Muutoksenhakuaika

Hankintapäätöksen tiedoksiannon jälkeen alkaa muutoksenhakuaika. Muutoksenhaun ohjeet toimitetaan aina hankintapäätöksen liitteenä, ja tarjoajien tulee tutustua niihin huolellisesti.

Sopimuksen allekirjoittaminen

Kun muutoksenhakuaika on kulunut, voidaan sopimus allekirjoittaa. Tämän jälkeen hankinta etenee sopimuksen mukaisiin vaiheisiin, ja tarjoaja voi aloittaa sopimuksen täytäntöönpanon.

Haluamme kuulla, mitä sinun yrityksesi voisi tarjota Riihimäen kaupungille! Voit rekisteröityä potentiaaliseksi toimittajaksi täyttämällä oheisen lomakkeen: Ilmoittautuminen potentiaaliseksi toimittajaksi Riihimäen kaupungille

Ilmoittautumalla Riihimäen kaupungin potentiaaliseksi toimittajaksi saat tietoa tulevista hankinnoista ja niihin liittyvistä tapahtumista. Hyödynnämme tietoa potentiaalisista toimittajista kilpailutuksiin liittyvissä markkinakartoituksissa ja voimme lähestyä rekisteröityneitä yrityksiä myös hankintojamme koskevan tiedottamisen, markkinavuoropuhelujen tai kansallisen kynnysarvon alittavien eli pienhankintojen kilpailutuksissa.

Kaupunki noudattaa henkilötietojen käsittelyssä seuraavia periaatteita: Riihimäen kaupungin henkilötietojen käsittelyn ehdot ja käsittelytoimien kuvaus

Lisätietoa: https://www.riihimaki.fi/vaikuta-ja-tutustu/hallinto/tietosuoja/

Jos sinulla on kysyttävää rekisteröitymisestä tai hankinnoista, ole yhteydessä hankinnat@riihimaki.fi

 

Riihimäen kaupunki on sitoutunut vastuullisuuteen kaikilla toiminta-alueillaan, ja tämä periaate ohjaa myös kaupungin hankintaprosesseja. Kaupunki edistää kestävää kehitystä, ympäristövastuullisuutta ja eettisiä toimintatapoja kaikissa hankinnoissaan.

Voidakseen osallistua Riihimäen kaupungin tarjouskilpailuihin ja tullakseen valituksi palveluntuottajaksi, tarjoajan tulee hyväksyä ja sitoutua noudattamaan kaupungin eettistä ohjeistusta. Tämä tarkoittaa, että tarjoajat noudattavat mm. seuraavia periaatteita:

Vastuullinen liiketoiminta: Tarjoajat sitoutuvat noudattamaan lakeja, asetuksia ja hyvää liiketapaa sekä toimimaan rehellisesti ja avoimesti kaikessa liiketoiminnassaan.

Ympäristövastuu: Tarjoaja ottaa huomioon toimintansa ympäristövaikutukset, kuten energiatehokkuus, jätehuolto ja kestävän kehityksen periaatteet, jotka tukevat Riihimäen kaupungin ympäristötavoitteita.

Sosiaalinen vastuullisuus: Tarjoajat pitävät huolta työoloista ja ihmisoikeuksista sekä varmistavat, että työntekijöillä on asianmukaiset työehdot ja työsuojelulakeja noudatetaan.

Vastuullinen hankintaketju: Tarjoajat huolehtivat, että alihankkijat ja toimittajat täyttävät samat eettiset vaatimukset.

Alla voit tutustua tarkemmin kaupungin eettisiin periaatteisiin:

Kaupungin eettiset periaatteet

 

Riihimäen kaupungin ostolaskudata julkaistaan Handata.fi-palvelussa.

Kaupungin verkkolaskutusosoitteet:

Lähetä laskut verkkolaskuina verkkolaskuosoitteeseen. Kaupunki ja Riihimäen Vesi eivät vastaanota laskuja sähköpostin liitteenä.

Riihimäen kaupunki:
Verkkolaskutusosoite/OVT-tunnus 003701525634694
Verkkolaskuoperaattori CGI Oy, 003703575029
Kaupungin y-tunnus 0152563-4

Rii­hi­mäen Vesi:
Verkkolaskutusosoite/OVT-tunnus 003701525634100
Verkkolaskuoperaattori CGI Oy, 003703575029
Riihimäen Veden y-tunnus 0152563-4