Tapahtumajärjestäjän opas

Mistä aloitetaan?

Hyvän tapahtuman järjestäminen vaatii usein paljon työtä ja suurin osa työstä tehdään ennen itse tapahtumaa. Hyvän suunnittelun tuloksena on onnistunut tapahtuma. Kun idea tapahtuman järjestämisestä syntyy, suunnittelu aloitetaan selvittämällä ja pohtimalla mitkä ovat tapahtuman lähtökohdat, jonka pohjalta itse suunnitelmaa aletaan tekemään.

Kohderyhmä

Mieti ketä haluaisit tapahtumaasi ja kuinka saat heidät tulemaan paikalle. Kohderyhmän valinta vaikuttaa oleellisesti myös tapahtuman markkinointiin.

Tapahtuman luonne

Kohderyhmä huomioon ottaen, on hyvä miettiä mitä järjestää kyseiselle yleisölle.
Päivätapahtuma vai iltatapahtuma, sisällä vai ulkona, maksullinen vai maksuton, kongressi, kokous, messut, urheilutapahtuma, lastentapahtuma jne.

Tavoite ja tarkoitus

Miksi tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa? Onko tapahtumalla jokin tavoite tai viesti, joka halutaan kävijöille välittää? Onko tapahtumalla kenties taloudellisia tavoitteita?

Järjestäjät

Kuka toimii tapahtuman järjestäjänä? Tehdäänkö työ omalla porukalla, talkoilla vai kenties ulkopuolisen avun turvin? Kuka vastaa mistäkin? Työnjako on hyvä tehdä jo alkumetreillä ja jakaa osa-alueet selkeästi esimerkiksi markkinointi, sisällön ja ohjelman suunnittelu, talouden suunnittelu, tapahtumapaikasta ja tekniikasta sekä tarvittavista välineistä vastaaminen ja yhtenä vastuualueena tarjoilun hoitaminen. Tärkeää on nimetä yksi, joka hoitaa tiedottamisen kaikkien vastuuryhmien välillä ja pitää niin sanotusti kaikki langat käsissään.

Mikä on tapahtuman päärahoitusmuoto?
Millaisen summan järjestäjä on itse valmis sijoittamaan tapahtumaan?
Onko tapahtumalle mahdollista saada sponsoreita?
Voidaanko tapahtumalle hakea tukia tai avustuksia?
Voivatko yhteistyökumppanit rahoittaa tapahtumaa?
Onko tavoitteena tehdä voittoa vai nollatulos?
Mitä jos rahat loppuvat kesken?
Millaisen tappion järjestäjä on valmis kestämään?
MITÄ, MISSÄ, MILLOIN?

Kohderyhmä sekä tapahtuman viesti ja tavoite huomioiden, pohdi millainen olisi hyvä sisältö tapahtumalle? Voidaanko sisältö tuottaa itse vai tarvitaanko ulkopuolisten tuottamaa sisältöä? Mikä on tapahtuman vetonaula, jolla ihmiset houkutellaan paikalle?

Kohderyhmän, tapahtuman sisällön ja luonteen sekä toivotun tavoitteen sekä budjetin ja resurssit huomioiden, mikä olisi tapahtumallesi paras tapahtumapaikka ja -aika? Esimerkiksi lapsiperheille suunnattuja tapahtumia ei kannata ehkä järjestää kovin myöhään illalla. Tapahtumapaikka pitää mitoittaa oikein odotettuun kävijämäärään nähden; tila ei saa jäädä pieneksi, mutta liian suurikaan ei ole eduksi.

Tapahtumapaikkoja on yksityisiä ja julkisia, sisällä ja ulkona. Julkisia tiloja ovat kadut, torit ja puistot sekä monet julkisten palveluiden sisätilat kuten koulut, urheilu- ja kulttuuritilat. Ulko- ja sisätiloissa on paljon myös yksityisiä tiloja. Kaikkiin tapahtumiin tarvitaan alueen tai tilan omistajan lupa.

Ulkotapahtumatiloja: yleiset ulkoalueet, puistot, torit ja kadut

Olisiko puisto tapahtumapaikkana hyvä sopiva? Tiedustelut: Tekninen palvelukeskus

Bad Segebergin puisto
Jukka Jalosen puisto (ent. Keskuspuisto)
Kolmiopuisto
Kirjastopuisto
Messupuisto
Rautatiepuisto
Muut puistot ja viheralueet

Asematori
Tellustori
Vanha kauppatori
Kaikki katualueet
Granitin aukio
Maauimala
Talvikenttä
Keskusurheilupuisto
Peltosaaren liikuntapuisto
Riihimäen ravirata
Riutan perheliikuntakeskus

Sisätapahtumatilat

Esitys- ja tapahtumatilat

Allinnan monttu
Kino Sampo
Matinsali, Eteläinen koulu
Nuorisokeskus Monari
Riihimäen kaupunginmuseo
Riihimäen Taidemuseo
Samuli Parosen Sali kirjastossa
Suomen lasimuseon näyttelytilat
Suomen lasimuseon kokoustila

Liikuntatilat ja koulujen salit

Koulujen liikunta- ja juhlasalit, iltaisin ja viikonloppuisin – liikuntapalvelut
Koulujen liikunta- ja juhlasalit muina aikoina – koulujen rehtorit
Koulujen muut tilat – koulujen rehtorit
Eteläisen koulun Matinsali – koulun rehtori
Koulujen piha-alueet – koulujen rehtorit
Kalevantalon auditorio – Peltosaaren koulun rehtori (ei ulkopuolisten käytössä 2020)
Urheilutalo – liikuntapalvelut
Uimala – liikuntapalvelut
Jäähallit – liikuntapalvelut

Muut tilat

Hamk
Herajoen työväentalo
Hirvijärven leirikeskus
Hyria
Riihimäen Kerhotalo
Kirkkopuiston seurakuntakoti, juhlasali
Lehmustien juhlatalo
Lempivaara
Metsästysmuseo
Juhlatila Punainen Talo
Ravirata, Riihimäen raviseura
Riihimäen Teatteri
Riihimäen Työväentalo Rity
Upseerikerho
Vihreä Talo
Ö-talo
Vanha Lasitehdas – kysy yhteystietoja

Miten ja missä aiot markkinoida tapahtumaasi?
Tärkeää on valita kohderyhmäsi parhaiten tavoittava kanava. Perinteisesti tapahtumia on markkinoitu eri medioissa: lehdissä, radiossa ja tv:ssä sekä julistein ja esittein. Huomioithan myös Riihimäen kaupungin tapahtumakalenterin, jonne tapahtumasi kannattaa lisätä. Kalenteri on ilmainen, eikä vaadi kirjautumista. Kalenterissa julkaistut tiedot näkyvät kalenterin lisäksi myös Riihimäen kaupungin verkkosivujen tapahtumakalentereissa. Sosiaalisen median käyttö on suositeltavaa, sillä se on edullista ja oikein käytettynä varsin tehokasta. Perusta tapahtumallesi Facebook-sivu, tee mainos Instagramiin tai TikTokiin tai luo tapahtuma jo olemassa olevalle organisaatiosi sivuille. Keksi iskevä ja mieleenpainuva #aihetunniste jolla saat näkyvyyttä. Kun järjestät tapahtuman Riihimäellä, olisi hyvä käyttää myös seuraavia aihetunnisteita: #Riihimäki #RakasRiksu. Muista aktiivisuus myös tapahtuman aikana!

Anniskelu

Tilaisuuteen, jossa on alkoholin myyntiä, tarvitaan tilapäinen anniskelulupa, joka on haettavissa aluehallintoviranomaiselta 1-2 kk ennen tapahtuman alkua.

Avotulet, tervapadat tai nuotiot

Avotulen käytölle tarvitset maanomistajan luvan. Avotulen käytöstä yleisötilaisuusalueella on aina neuvoteltava pelastuslaitoksen kanssa. Käytettäessä avotulta on huomioitava pelastuslain velvoitteet turvallisesta tulenteosta. Käytettäessä avotulta on käyttöpaikan välittömään läheisyyteen varatta riittävä määrä sopivaa alkusammutuskalustoa. Pelastuslaitos voi kieltää metsäpalovaroituksen aikana avotulen tekemisen alueellaan.

Elintarvikkeiden myynti

Elintarvikkeiden ulkomyynnissä noudatetaan valtakunnallista Eviran (Elintarviketurvallisuusvirasto) ulkomyyntiohjetta.

Elintarvikkeiden myyntiin, käsittelyyn ja tarjoiluun saa ohjeita ja lupia Riihimäen terveysvalvonnasta.

Ilotulitusnäytös

Ilotulitusnäytöksestä on aina tehtävä ilmoitus paikalliselle poliisille 14 vrk ennen tapahtuma-ajankohtaa. Ilmoituksesta on selvittävä vastuuhenkilö yhteystietoineen, aika, paikka, osallistujamäärä sekä ilotulitteiden laatu. Viranomainen voi esittää rajoituksia tai ehtoja ilotulituksen järjestämiseen.

Maankäyttölupa, katualueen vuokraus, tilapäiset liikennejärjestelyt

Kun tapahtuma järjestetään ulkona esim. kentällä, puistossa tai kadulla, lupa tapahtumaa varten haetaan Teknisestä palvelukeskuksesta. Myös tilapäiset katujen sulkemisten luvat ja tilapäiset katumainospaikat haetaan samasta paikasta. Vapaamuotoisesta lupahakemuksesta tulee käydä ilmi tapahtuman järjestäjä, tapahtuman nimi, tapahtumapaikan nimi ja käyttöaika. Hakemus liitteineen (sijaintikartta) lähetetään ensisijaisesti sähköpostitse tekniikka(at)riihimaki.fi tai tarvittaessa postilla osoitteeseen: Riihimäen kaupunki, Tekninen palvelukeskus, PL 125, 11101 Riihimäki. Hakemus tulee lähettää hyvissä ajoin ennen varsinaista tapahtumaa, kuitenkin vähintään 2 viikkoa aikaisemmin.

Lue lisää luvista.

Tapahtuma voi tarvita tilapäisiä liikennejärjestelyjä, kuten katujen sulkemisia, liikennevalojen laittamista vilkulle, tilapäisiä pysäköintialueita tai muita toimia liikennealueella. Yleisötilaisuuksien edellyttämistä teiden sulkemisista on tiedotettava ja opastettava riittävästi. Tilapäiset opastusmerkit ovat kevytrakenteisia, valkopohjaisia tauluja, joissa käytetään kohteen nimeä tai tilaisuuden tunnusta sekä tarvittaessa kohteen suuntaa ja etäisyyttä. Ilman yleisötilaisuuspäätöstä ei tapahtumaan voida hyväksyä tilapäisiä liikenteenohjaajia.

Poliisi voi päätöksellään nimetä liikenteenohjaajia myös muihin tapahtumiin kuin yleisötilaisuuksiin. Poliisin päätöksellä tapahtumanjärjestäjän nimeämät liikenteenohjaajat saavat toimivaltuudet ohjata liikennettä yleisellä tiellä.

Meluilmoitus

Ympäristönsuojelulain 118 §:n mukaan melua tai tärinää aiheuttavasta tilapäisestä toimenpiteestä tai tapahtumasta kuten meluavista rakennuskohteista, huvitilaisuuksista jne. on tehtävä ilmoitus kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle, joka voi antaa määräyksiä meluntorjunnasta.

Ilmoitus on tehtävä hyvissä ajoin ennen toimenpiteeseen ryhtymistä tai toiminnan aloittamista, kuitenkin viimeistään 30 vuorokautta ennen tätä ajankohtaa, jollei kunnan ympäristönsuojelumääräyksissä määrätä tätä lyhyemmästä ajasta. Meluilmoituksen voi tehdä sähköisesti Riihimäen kaupungin sähköisen lupapalvelun kautta. Jos sähköinen ilmoittaminen ei ole mahdollista, tulostettava/täytettävä lomake ja ohjeet ilmoituksen tekemiseksi löytyvät valtion ympäristöhallinnon verkkosivuilta. Lomake palautetaan osoitteella Riihimäen kaupunki, Ympäristönsuojelu PL 125, 11101 Riihimäki.

Musiikin esityslupa

Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä Teosto (tekijäkorvaukset) että Gramex (esittäjäkorvaukset) -korvausten maksamista. Ne ovat molemmat tekijänoikeusjärjestöjä, jotka toimivat palvelevina linkkeinä edustamiensa tahojen puolesta. Gramex edustaa äänilevyllä tai muulla äänitteellä esiintyviä muusikkoja, laulajia, kapellimestareita ja äänitteiden tuottajia. Teosto edustaa säveltäjiä, sovittajia, sanoittajia ja musiikin kustantajia. Gramex-korvauksia kerätään vain äänitteiden ja musiikkivideoiden käytöstä, mutta Teosto-korvauksia kerätään niiden lisäksi myös elävän musiikin käytöstä.

Muista hakea musiikin esityslupa aina ennen tapahtumaa. Musiikin esitysluvan hakee aina tapahtuman pääjärjestäjä. Kun järjestät elävän musiikin tapahtumia, sovi esiintyjän kanssa, kumpi ilmoittaa ohjelmatiedot Teostoon. Kun esität musiikkia tai musiikkivideoita yleisötapahtumissa tai -tilaisuuksissa, saat Gramexin ja Teoston luvat samalla kertaa Teoston verkkopalvelusta.

Tapahtuman järjestämisessä on mukana paljon ihmisiä ja heillekin saattaa tapahtuman aikana sattua vahinkoja. Laki määrää tapahtumanjärjestäjää maksamaan tapaturmavakuutusta jokaisesta palkatusta henkilökunnan edustajasta. Vapaaehtoista talkooväkeä ei ole pakko vakuuttaa, mutta se on suositeltavaa.

Vastuuvakuutus kattaa yleisölle, tapahtuman toimihenkilöille tai ulkopuolisille tapahtumasta aiheutuneet henkilö- tai esinevahingot, mutta se ei korvaa tapahtumanjärjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. Jotta poliisi hyväksyy ilmoituksesi yleisötapahtumasta, vastuuvakuutus tulee olla hankittuna, se on poliisin edellytys.

Pelastussuunnitelma suositellaan yleisötilaisuuteen aina mutta 200 osallistujan tilaisuudessa, erikoisjärjestelyjen tai luonteen vaatiessa laki velvoittaa pelastussuunnitelman tekoon, joka tulee palauttaa pelastuslaitokselle viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtuman alkamista. Kanta-Hämeessä pelastussuunnitelma toimitetaan osoitteeseen tapahtumat.pelastuslaitos@omahame.fi

Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä turvallisuussuunnitelma, joka tulee liittää osaksi poliisille tehtävää yleisötilaisuusilmoitusta. Pelastussuunnitelma voidaan sisällyttää osaksi tapahtuman turvallisuussuunnitelmaa.

Yleisötilaisuudesta on ilmoitettava kirjallisesti järjestämispaikan poliisilaitokselle vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, jos sen järjestäminen edellyttää toimenpiteitä järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, sivullisille tai ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi ja/tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Ilmoitus on tehtävä aina, mikäli järjestäjä katsoo tapahtuman edellyttävän järjestyksenvalvojan tai yleisellä tiealueella toimivan liikenteenohjaajan läsnäoloa.

Ilmoituksen tai sen liitteiden tulisi sisältää seuraavat tiedot:

• Järjestäjän/vastuuhenkilöiden sekä yhteyshenkilön kattavat yhteystiedot
• Selvitys tapahtuman tarkoituksesta, ohjelmasta ja esiintyjistä
• Järjestämispaikka sekä sen omistajan tai haltijan suostumus
• Arvioitu yleisömäärä/päivä ja yleisömäärä kokonaisuudessaan
• Tapahtuman alkamisaika ja arvioitu päättymisaika
• Selvitys käytettävistä rakennelmista ja erityisistä välineistä
• Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma, joka sisältää järjestyksenvalvojat (nimi, hlötunnus sekä mahd. järjestyksenvalvojakortin numero)
• Tiedot mahdollisesta vastuuvakuutuksesta
• Tieto mahdollisesta alkoholin anniskelusta, avotulesta ja/tai musiikin esittämisestä
• Suunnitelma liikennejärjestelyistä (liikenteen ohjaajien henkilötiedot: nimi ja henkilötunnus)

Ensiapu ja ensiapuhenkilöstö

Ensiapu on tärkeä osa tapahtumaturvallisuutta.  Tapahtuman järjestäjä on vastuussa siitä, että tapahtumassa on riittävä ensiapuvalmius ja ensiavusta on tehty suunnitelma osaksi pelastussuunnitelmaa.

Tarvittavan ensiapuhenkilöstön määrä riippuu tapahtuman suuruudesta, riskiarviosta ja yleisömäärästä. Suuntaa-antavista tapahtuman ensiapuhenkilöstömääristä voidaan sanoa seuraavasti:

• Pienen riskin tapahtuma (muutama sata henkeä), suositus ensiapuhenkilöstölle on noin 1-3 henkeä.
• Vähäisen riskin tapahtuma (alle 3000 henkeä), jonka tapahtuma-alue on helposti hallittavissa, suositus on noin 3-5 henkeä.
• Ilmeisen riskin tapahtuma (3000-10 000 henkeä), jossa on jo selkeitä riskitekijöitä, suositus ensiapuhenkilöstölle on yli 10 henkeä.
• Ensiapupalveluita voi kysyä esimerkiksi paikalliselta SPR:ltä.

Jätehuolto

Tapahtuman järjestäjä on vastuussa jätehuollosta tapahtumapaikalla, ja huolehtii paikan puhtaanapidosta. Suurissa tapahtumissa on syytä vuokrata erilliset jäteastiat ja huolehtia niiden tyhjentämisestä ja poiskuljetuksesta.

Järjestyksenvalvonta linkki ohjeisiin

Nyrkkisääntönä tapahtumien järjestyksenvalvonnan järjestämiselle on, että jokaista 100 henkilöä kohden tarvitaan yksi järjestyksenvalvoja. Poliisi asettaa vähimmäisrajan järjestyksenvalvojien määrälle ja poliisilla on myös mahdollisuus vaatia järjestyksenvalvojien määrän lisäämistä tarvittaessa. Lisätietoja järjestyksenvalvonnan järjestämisestä saat suoraan poliisilta.

Löytötavarat

Löytötavarat tulee toimittaa paikalliselle poliisiviranomaiselle tai löytötavaratoimistoon heti tapahtuman jälkeen. Löytötavaroiden käsittelyä säätelee löytötavaralaki. Riihimäellä löytötavarat toimitetaan poliisilaitokselle.

Sähkö ja vesi

Varmista sähkön saatavuus tapahtumapaikalle, mikäli tarvitset tapahtumaasi sähköä. Tarkista laitteiden tarvitsema jännite; 230 V (valovirta) tai 400 V (voimavirta). Parhaimmat ja luotettavimmat tiedot paikan sähköistä ja vesipisteistä saat tilan haltijalta. Suurimmat virrankulutukset pienissä tapahtumissa aiheuttavat kahvin- ja vedenkeittimet, joita ei voi määräänsä enempää kytkeä samaan sulakkeeseen. Suurissa tapahtumissa virtaa kuluttaa esimerkiksi ääni- ja valotekniikka, jonka asentaminen onkin useimmiten syytä antaa ammattilaisten tehtäväksi.

Huomioi tilapäisissä sähkökytkennöissä ja kaapelivedoissa tapahtumaturvallisuus. Kaapelit ja johdot tulee suojata mekaaniselta rasitukselta ja ne pitää sijoittaa niin, ettei niistä aiheudu kompastumisen vaaraa.

Tilapäiset rakennelmat

Yleisötapahtumiin rakennetaan usein erilaisia väliaikaisia rakennelmia, kuten katsomoita, telttoja tai lava. On huomioitavaa, että esimerkiksi telttojen materiaalit tulee olla paloturvallista (SL1) ja teltat tulee ankkuroida kunnolla maahan. Tarkista telttojen ankkurointiohjeet ja irtopainot oppaasta.

Kattava opas tilapäisiin rakennelmiin ja niiden turvallisuusmääräyksiin.

Tapahtumaturvallisuus

Tapatumaturvallisuus on olennainen osa onnistuneen tapahtumajärjestämisen kannalta. Muista siis suojella itsesi, työntekijät ja tapahtumaan osallistujat vastuullisella turvallisuusosaamisella. Turvallisuus- ja kemikaalivirasto (Tukes) on tuottanut kattavan oppaan tapahtumaturvallisuudesta.

WC-tilat

Tapahtumapaikalta on lain mukaan löydyttävä myös wc-tilat yleisölle. Tilaisuudessa on oltava riittävästi käymälöitä sekä miehille että naisille. Käymälöiden on sijaittava tarkoituksenmukaisesti eri puolilla tapahtuma-aluetta ja käyttäjien on oltava asianmukaisten näköesteiden suojassa. Alueelle on laitettava opasteet käymälöiden sijainnista. Käymälässä on oltava käsienpesumahdollisuus ja hygieeninen käsien kuivausmahdollisuus.

Alle 50 hengen tilaisuuteen riittää 1 wc miehille ja 1 wc naisille, näistä toisen on toimittava liikuntaesteisille.
Wc-tilojen määrä kasvaa tapahtuman yleisömäärän mukaan: 51-250 henkilöä: 2 wctä miehille ja 2 wctä naisille /1 inva wc, 251-500 henkilöä: 3 wc:tä miehille ja 3 wc:tä naisille//1 inva wc.

Puistot

• Bad Segebergin puisto
• Jukka Jalosen puisto
• Kolmiopuisto
• Kirjastopuisto
• Messupuisto
• Rautatiepuisto
  Lisätietoja yleisesti puistoista ja ulkoalueista tästä

Yleiset ulkoilma-alueet

• Asematori
• Tellustori
• Vanha kauppatori
• Granitin aukio
  • Granitin aukion varauksia hoitaa kaupungin sopimuskoordinaattori Aito Kauppa Riihimäki, Aurinkotervehdys Oy.Yhteyshenkilönä toimii Mia Kurikka, riihimaki@aitokauppa.fi , Puh. 050 383 2233

    Huomioi, että Välikadun ja pysäköintialueen luvat myöntää Riihimäen kaupunki / Tekninen toimiala.

• Maauimalan piha-alue
• Talvikenttä
• Keskusurheilupuisto
• Peltosaaren liikuntapuisto
• Raviradan nurmikentät
• Riutan perheliikuntakeskus

Kaupungin hallinnoimat esitys- ja tapahtumatilat

• Allinnan monttu, kesäteatterialue
• Kino Sampo, elokuvateatteri- ja teatteritila
• Matinsali, Eteläinen koulu, liikunta- ja juhlasali, musiikkitila
• Nuorisokeskus Monari, monitoimisali
• Riihimäen kaupunginmuseo, näyttelytila
• Riihimäen Taidemuseo, näyttely- ja musiikki- ja tanssitila
• Samuli Parosen Sali kirjastossa, näyttely- ja konserttitila
• Suomen lasimuseo, näyttely- ja konserttitila
• Suomen lasimuseo, kokoustila
• Tapahtuma- ja liikuntatilat ja koulujen salit
• Kalevantalo, liikuntasali
• Kalevantalo, auditorio
• Uimahalli
• Urheilutalo, liikunta- ja tapahtumatila
• Uramon koulu,  monitoimisali

Muut tilat

• Cocks-areena
• Hamk, auditorio ja liikuntatilat
• Herajoen työväentalo
• Hirvijärven leirikeskus
• Hotelli Seurahuone
• Hyria, auditorio ja liikuntatilat
• Juhlatila Punainen Talo
• Kirkkopuiston seurakuntakoti, juhlasali
• Lehmustien juhlatalo
• Lempivaara Holiday -matkailukeskus
• Ravirata, Riihimäen raviseura
• Riihimäen Teatteri
• Riihimäen Kerhotalo
• Riutanharjun tanssilava
• Suomen Metsästysmuseo
• Upseerikerho
• Vanha Lasitehdas
• Ö-talo