Asiakirjojen julkisuus

Kaupungin toiminnan yhteydessä syntyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia. Jokaisella on oikeus saada tietoa julkisista asiakirjoista ja tiedoista.

Toiminnassa syntyvät keskeiset asiakirjat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Sivuilta löydät toimielinten (kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus ja lautakunnat) esityslistat ja pöytäkirjat liitteineen sekä julkiset kuulutukset ja viranhaltijapäätökset.

Kaupungin verkkosivuilta on linkki kaupunginhallituksen alaisen liikelaitoksen Riihimäen Veden toiminnasta syntyviin tärkeimpiin asiakirjoihin.

Kaupunginvaltuuston kokoukset ovat yleisölle avoimia tilaisuuksia. Valtuusto kokoontuu Uramon koululla noin kerran kuukaudessa. Kokousta voit seurata suorana myös Riihimäen kaupungin YouTube-kanavalla.

Tiedoista ja asiakirjoista, joita ei julkaista verkkosivuilla, voit tehdä kaupungille tietopyynnön.

Toimielinten esityslistat julkisine liitteineen julkaistaan ennen kokousta kaupungin verkkosivuilla.

Valmistelussa olevista keskeneräisistä asioista antaa tietoa valmistelusta vastaava henkilö tai muu nimetty henkilö. Tarvittaessa voit kysyä asian valmistelijaa kaupungin kirjaamosta.

Kuntalain mukaan kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu, sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla. Kaupungin viralliset ilmoitukset ja kuulutukset ovat kaupungin verkkosivuilla kohdassa Kuulutukset.

Riihimäen kaupunki ylläpitää myös ilmoitustaulua, jossa julkaistaan ne kaupungin ilmoitukset ja kuulutukset, joiden kohdalla erityislainsäädännössä näin määrätään. Ilmoitustaulu sijaitsee Virastokeskus Veturissa, Eteläinen Asemakatu 4 A (kadunpuoleinen rappu). Kuulutukset ja ilmoitukset ovat luettavissa Veturin aukioloaikoina.

Kuulutukset käsittävät tietoa esimerkiksi maankäytön, kaavoituksen ja rakentamisen suunnitelmista sekä siitä, miten kaupunkilaiset voivat näihin suunnitelmiin vaikuttaa.

Riihimäen kaupungin toimialojen ja -alueiden sekä Vesihuoltoliikelaitoksen ostolaskut toimittaja- ja tiliryhmätasoilla on luettavissa sivulla Talous.

Verkkopalveluissa julkisesti saatavilla olevan tiedon lisäksi kaupungin toiminnassa syntyy paljon tietoa ja asiakirjoja, joista voit halutessasi tehdä tietopyynnön. Tietopyyntö tulee yksilöidä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee.

Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyn tietopyynnöt tehdään sitä varten laaditulla lomakkeella ja lomake toimitetaan kaupungin kirjaamoon.

Tietopyyntö julkisesta asiakirjasta tai tiedosta

Kun tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa tai julkista tietoa, pyyntöä ei tarvitse perustella eikä kertoa, mihin tietoa tullaan käyttämään.

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Riihimäen kaupungin asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle tai toimialalle tai kaupungin keskitettyyn kirjaamoon. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja kaupungin eri viranomaisista

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia myös vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Tietopyyntö osittain tai kokonaan salassa pidettävästä asiakirjasta tai tiedosta

Salassa pidettäviä tietoja tai asiakirjoja koskeva tietopyyntö tehdään kirjallisesti. Tiedon saamista varten pitää tietopyynnössä ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus. Tiedon antamista varten pyytäjän pitää todistaa henkilöllisyytensä. Lisäksi kaupunki voi pyytää sinulta muita tarvittavia lisätietoja varmistaakseen tietojen luovuttamisen edellytysten täyttymisen.

Kaupungille saapuvat tietopyynnöt käsitellään julkisina asioina. Pyynnön saavuttua kaupungille se arvioidaan julkisuuden ja tietosuojan näkökulmista. Jos annettava tieto tai asiakirja on julkinen ja pyyntö on helposti toteutettavissa, tieto tai asiakirja annetaan Riihimäen kaupungin hallintosäännön mukaan viipymättä tai enintään kahden viikon sisällä. Jos tietopyynnön käsittely vaatii erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tiedot ja asiakirjat annetaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön saapumisesta.

Jos annettava tieto tai asiakirja on julkisuuslain mukaan osittain tai kokonaan salassa pidettävä, sen antaminen edellyttää tietopyynnön tekijän henkilöllisyyden tarkistamista sekä harkintaa pyydetyn tiedon tai asiakirjan antamisessa. Jos tietoa ei voida antaa, sinulta kysytään erikseen, haluatko saada valituskelpoisen päätöksen. Salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi. Jos tietopyyntö on hyvin laaja, on siihen vastattava kolmen kuukauden kuluessa, kuitenkin tiedon pyytäjälle on ilmoitettava kuukauden kuluessa tietopyynnön käsittelytilanteesta.

Tietojen luovuttaminen

Kaupunki voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä tai paperitulosteina tai asiakirjoihin voi tulla tutustumaan paikan päälle. Paperitulosteista ja voidaan periä maksu Riihimäen kaupungin hyväksymän taksan perusteella.

Julkiset tiedot ja asiakirjat luovutetaan pääsääntöisesti pyydetyllä tavalla. Jos tiedon tai asiakirjan antaminen on haasteellista toteuttaa pyydetyllä tavalla esimerkiksi siksi, että luovutettavaa tietoa on paljon, sovitaan erikseen muusta tiedon antamistavasta. Salassa pidettävän tiedon antamisen tavasta sovitaan aina erikseen.

Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan. Tietosuoja-asetuksen perusteella henkilötietoja luovutettaessa on varmistuttava pyytäjän henkilöllisyydestä.

Viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää julkisuuslain mukaan se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. Riihimäellä asiakirjoja koskevien tietopyyntöjen ratkaiseminen on delegoitu hallintosäännön 88 §:ssä: asiakirjan antamisesta päättää ao. toimialueen johtaja tai hänen määräämänsä ja sosiaali- ja terveystoimen osalta sosiaali- ja terveysjohtaja tai hänen määräämänsä. Vesihuoltoliikelaitoksen asiakirjapyyntöjen osalta asian ratkaisee vesihuoltojohtaja.

Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta. Tietosuoja-asetuksen perusteella tietojen luovuttamisesta päättää rekisterinpitäjän edustaja eli toimialan tai palvelualueen johto. Tietojen luovuttamisesta voidaan kieltäytyä vain Tietosuojalain (1050/2018 § 34) perusteella ja kieltäytymistodistus on annettava kirjallisena. Rekisteröity voi saattaa asian edelleen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Arkistolaki 23.9.1994/831

• arkistotoimen järjestäminen
• asiakirjojen laatiminen, säilyttäminen ja käyttö

Hallintolaki 6.6.2003/434

Kuntalaki 10.4.2015/410

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta, eli tiedonhallintalaki, 9.8.2019/906

• tiedonhallinnan järjestäminen
• julkisen hallinnon tiedonhallinnan yleinen ohjaus
• tietoturvallisuus
• tietoaineistojen muodostaminen ja sähköinen luovutustapa
• asianhallinta ja palvelujen tiedonhallinta

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta eli julkisuuslaki, 21.5.1999/621

asiakirjan julkiseksi tuleminen
oikeus saada tietoa asiakirjasta
tiedon antaminen asiakirjasta
viranomaisen velvollisuus edistää tiedonsaantia
salassapitovelvoitteet

Tietosuojalaki 5.12.2018/1050

Käsittelyn oikeusperuste eräissä tapauksissa
Oikeusturva ja seuraamukset
Tietojenkäsittelyn erityistilanteet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679