Eventarrangörens guide

Att organisera ett lyckat evenemang kräver ofta mycket arbete redan innan själva evenemanget. Noggrann planering är grunden för ett bra evenemang och är värd att lägga tid på. Som grund för att utveckla idéer för ett evenemang är det en bra idé att ta reda på: vad, varför, till vem, hur, när ja därDessa frågor hjälper dig att komma igång med din planering på ett bra sätt.
Nu ska vi gå igenom ett ramverk för evenemangsplanering som hjälper dig att klargöra hur du organiserar ditt eget evenemang.

Vad organiseras?
Definiera evenemangets grundidé: vilken typ av evenemang det är, vad som kommer att göras på evenemanget och vilken typ av innehåll som kommer att erbjudas deltagarna.

Ett evenemang kan till exempel vara en konsert, en fest, en utställning, en marknad, ett seminarium, en workshop, ett byevenemang, ett sportevenemang, ett barnevenemang eller någon kombination av dessa. Det är viktigt att förstå vad man organiserar och vilken typ av helhet man vill bygga upp från evenemanget. Hur stort är evenemanget? Publikens storlek har en avgörande inverkan på till exempel evenemangssäkerhet och tillstånd.

Varför hålls evenemanget?
Beskriv syftet och målet med evenemanget: varför evenemanget organiseras och vad det syftar till att uppnå. 

Syftet med ett evenemang kan till exempel vara att sammanföra människor, ge en upplevelse, dela information, stärka gemenskapen, samla in pengar, fira, visa upp lokala aktiviteter eller nå en ny publik. Målet hjälper till att fatta beslut om evenemangets innehåll, målgrupp, kommunikation och resurser.

Vem är evenemanget avsett för?
Definiera evenemangets målgrupp: vem evenemanget riktar sig till och vilka behov deltagarna kan ha.

Målgruppen kan till exempel vara barn, unga, familjer, vuxna, seniorer, entusiaster, närboende, turister, föreningsmedlemmar eller personer som arbetar med ett specifikt ämne. Att känna till målgruppen hjälper dig att välja rätt program, tid, plats och marknadsföringskanaler. Det är värt att ta sig tid att välja målgrupp och tänka på evenemangets gång ur deras perspektiv från början.

Hur kommer evenemanget att genomföras? Ensamt eller i samarbete?
Vilken är genomförandemetoden för evenemanget: vem gör vad, vad görs och vilka resurser kommer att användas för att organisera evenemanget?

Planeringen av ett evenemang börjar med att man kommer överens om vem som ska ansvara för att organisera evenemanget. Samtidigt bestäms det om evenemanget ska genomföras av teamet, med volontärer, med partners eller om extern hjälp kommer att behövas.
Det är en bra idé att dela upp arbetet redan från början. Det är en bra idé att utse en ansvarig person för varje viktig uppgift så att alla vet vad som görs, vem som gör det och när. Det är en bra idé att utse en huvudansvarig person för evenemanget som övervakar den övergripande processen, schemat och informationsflödet. De behöver inte göra allt själva, men deras jobb är att se till att saker och ting fortskrider. Till exempel behövs minst en kontaktperson för evenemangets tillståndsprocesser.

Ansvarsområden kan till exempel innefatta:

• program och innehåll
• marknadsföring och kommunikation
• budget
• mötesplats
• teknik och utrustning
• tillstånd, försäkring och säkerhet
• portioner
• volontärer
• rengöring och demontering
• uppföljningsarbete för evenemang (fakturor, tackkort, feedback på evenemanget etc.)

Det är också en bra idé att komma överens om hur arrangörerna ska kommunicera med varandra. En gemensam kommunikationskanal och tydliga anteckningar kommer att underlätta planeringen och minska missförstånd.

När kommer evenemanget att äga rum?
Bestäm datum och planeringsschema för evenemanget: vilken dag och tid evenemanget ska hållas och när de olika förberedelserna ska göras.

När du väljer en tid är det en bra idé att ta hänsyn till evenemangets karaktär, målgruppen, platsens tillgänglighet, väderförhållandena och årstiden. Veckodag, tid på dagen, helgdagar, semestertider, skolscheman och andra evenemang som äger rum samtidigt kan också påverka när det är bäst att hålla evenemanget. När man överväger tidpunkten är det värt att överväga när det är enklast för deltagarna att anlända. För barnfamiljer är till exempel dagtid eller tidig kväll ofta mer lämpligt än sen kväll. För personer i arbetsför ålder kan kväll eller helg vara mer praktiskt, medan dagtid kan vara enklare för äldre.
Tidpunkten för evenemanget påverkas också av praktiska arrangemang. Artister, partners, volontärer, teknik, catering och andra nödvändiga tjänster måste tas ombord vid rätt tidpunkt.

Dessutom måste tillräckligt med tid avsättas för marknadsföring, avtal, registreringar samt eventuella tillstånd och officiella anmälningar.
Det är en bra idé att börja planera ditt evenemang tidigt så att du har tid att ta hand om program, marknadsföring, kontrakt och praktiska saker. En väl vald tidpunkt gör det lättare att delta och bidra till evenemangets framgång.

Var äger evenemanget rum?
Välj en lokal: vilken typ av utrymme eller område passar för evenemangets storlek, innehåll och målgrupp?

Det är värt att välja en plats och tid som passar evenemangets idé, deltagarna och de tillgängliga resurserna. En bra plats och en lämplig tidpunkt gör deltagandet enklare och stödjer evenemangets atmosfär. Evenemanget kan vara inomhus, utomhus, online eller en kombination av dessa. Platsen kan till exempel vara en skola, bibliotek, idrottsanläggning, kulturanläggning, observationshall, företagslokaler, torg, park, gatuområde eller annan miljö som är lämplig för evenemanget.

När du väljer en lokal är det värt att kontrollera åtminstone storleken på lokalen, platsen, transporter, tillgänglighet, toaletter, el, vatten, internetuppkoppling, teknik, parkering och säkerhet. Lokalen bör ha en lämplig storlek för det beräknade antalet besökare. Ett för litet utrymme kan kännas trångt, men ett för stort utrymme kan försämra atmosfären på evenemanget.
För utomhusevenemang är det en bra idé att fundera i förväg på vad man ska göra om vädret blir dåligt.

Användningen av lokalen avtalas alltid med ägaren eller innehavaren av lokalen eller området. Det är också en bra idé att kontrollera eventuella tillstånd i god tid.

När man planerar ett evenemang är det värt att fundera över hur man säkerställer att så många som möjligt kan delta. Tillgänglighet innebär till exempel att lokalen är tillgänglig på ett säkert sätt och att vägar, entréer, toaletter och utsiktsytor fungerar även för deltagare som använder hjälpmedel.

Tillgänglighet innebär också tydlig kommunikation. Evenemangsinformationen bör göra det lätt att se var evenemanget äger rum, hur man tar sig dit, vem evenemanget passar för och vem man ska kontakta om man har ytterligare frågor. Tydlig skyltning, begripligt språk och en vänlig atmosfär gör evenemanget mer tillgängligt för alla.

Så här kan du tänka på tillgänglighet och tillgänglighet vid ditt evenemang:

• Vänligen ange i evenemangsinformationen om lokalen är tillgänglig.
• Vänligen ange om det finns en tillgänglighetsanpassad toalett.
• berätta hur man tar sig till platsen med promenader, cykel, kollektivtrafik och bil
• se till att ingångar, passager och utgångar är fria och säkra
• Se till att skyltarna är synliga och lätta att förstå.
• Om det behövs, reservera platser för dem som inte kan stå upp under längre perioder.
• Överväg om du även kan titta på evenemanget från rullstol eller med något annat hjälpmedel.
• var uppmärksam på belysning, ljud och eventuellt buller
• använd tydligt språk och tillräckligt stor text i marknadsföringen
• Vänligen meddela oss i förväg om det kommer att förekomma höga ljud, blinkande ljus, rök eller något annat vid evenemanget som kan påverka deltagandet.
• Utnämn en kontaktperson som kan be om mer information om tillgänglighet.
• instruktioner för evenemangsarrangörer att behandla deltagarna vänligt och hjälpa till vid behov

Tillgänglighet är inte bara för specialarrangemang. Det gör evenemanget smidigare för alla, inklusive barnfamiljer, äldre, de som använder hjälpmedel, trötta, förstagångsbesökare och de som kommer till en ny miljö. När deltagarna vet i förväg vad de kan förvänta sig är det lättare för dem att delta.

Finansiering av evenemang kan komma från många olika källor. Ofta är den mest effektiva lösningen att kombinera flera finansieringsmetoder så att evenemanget inte bara är beroende av en inkomstkälla.

Evenemanget kan finansieras, till exempel:

• med arrangörens egna pengar
• med biljettförsäljning eller deltagaravgifter
• med avgifter för försäljningsstället
• i café-, mat- eller produktförsäljning
• Med bidrag från Riihimäki stad
• med sponsring
• med samarbete inom näringslivet
• med stöd av föreningar eller andra samarbetspartners
• volontärarbete
• med donationer eller stödbetalningar

När man planerar finansieringen är det värt att överväga vilken huvudsaklig finansieringsform för evenemanget kommer att vara och vilka andra intäkter som kan erhållas vid sidan av den. Samtidigt är det en bra idé att avgöra om evenemanget syftar till att gå med vinst, gå i noll eller om det kommer att räcka för att täcka utgifterna.

Det är bättre att vara försiktig än överoptimistisk när du budgeterar. Du bör inte överskatta dina inkomster, och det är en bra idé att lämna lite utrymme för flexibilitet i dina utgifter. På så sätt kommer evenemanget inte omedelbart att kollapsa om det blir färre deltagare än förväntat eller om en kostnad ökar.
Innan evenemanget genomförs är det också en bra idé att fundera över en beredskapsplan: vad som ska göras om pengarna kommer in mindre än beräknat. Vid behov kan evenemanget effektiviseras, fler partners sökas, upphandlingar minskas eller någon del skjutas upp till ett senare datum.

Möjliga kostnader för evenemanget inkluderar till exempel:

• lokalhyra eller områdesanvändningsavgift
• artister, talare eller instruktörer
• teknik, ljud och ljus
• möbler, tält, plattformar, tak och andra strukturer
• tillstånd, anmälningar och försäkringar
• marknadsföring, annonser, affischer och broschyrer
• webbplatser, biljetttjänster eller betalningsterminaler
• brottsbekämpning och första hjälpen
• trafikkontroll och parkeringsarrangemang
• catering, cafeteria eller catering
• dekoration och skyltning
• toaletter och handhygien
• avfallshantering och städning
• transport och lagring
• Måltider eller tacka volontärer
• spela in händelsen, till exempel ta foton eller videor
• eventuella utgifter för oväntade utgifter

När man organiserar ett evenemang görs ofta avtal med många olika personer och aktörer. Det är alltid en bra idé att göra skriftliga avtal när det gäller till exempel artister, lokaler, teknik, leverantörer, partners, tjänsteleverantörer, uthyrning av utrustning eller sponsring.
Ett skriftligt avtal hjälper till att säkerställa att båda parter förstår saken på samma sätt.

Det är en bra idé att inkludera åtminstone följande i kontraktet:

• vad som är överenskommet
• när och var evenemanget äger rum
• Vem är ansvarig för vad?
• vad som betalas
• vad händer om planen ändras

Ett avtal om sponsorskap och marknadsföringssamarbete ingås när ett företag, en förening eller annan partner stöder ett evenemang med pengar, produkter, tjänster eller på något annat sätt. I gengäld kan sponsorn få till exempel synlighet i evenemangets marknadsföring, program, evenemangsområde eller sociala medier. Det är värt att tydligt komma överens om sponsorskap och marknadsföringssamarbete i förväg. På så sätt blir samarbetet rättvist, tydligt och trevligt för alla parter.

Det är en bra idé att specificera i sponsoravtalet:

• vad sponsorn ger
• vad får han i gengäld
• var och hur sponsorns namn eller logotyp visas
• när kommer materialet att levereras
• Vem ansvarar för det praktiska genomförandet?

Det är värt att börja marknadsföringen av evenemanget i god tid och planera det utifrån målgruppen. Riktad marknadsföring hjälper till att nå just de personer som evenemanget är avsett för. För barnfamiljer fungerar det ofta bra att dela budskap via daghem, skolor, hobbygrupper och sociala mediekanaler som riktar sig till familjer. Unga kan nås till exempel via Instagram, TikTok och läroanstalters kanaler. Lämpliga kanaler för äldre kan vara lokaltidningen, anslagstavlor, föreningar, biblioteket och personliga inbjudningar.

 Evenemanget kan marknadsföras, till exempel:

• i evenemangskalendern
• på sociala medier
• genom samarbete med influencers
• på arrangörens webbplats
• i ett nyhetsbrev eller via e-post
• med affischer och broschyrer
• i lokaltidningen
• i radio
• genom skolor, bibliotek, föreningar och hobbygrupper
• i partnerkanaler
• i regionens Facebookgrupper
• på lokalens egna kanaler
• genom personliga inbjudningar och dina egna nätverk

Det är värt att lägga till ett evenemang i Riihimäki Reseinformation -tjänst. Det är gratis att lägga till ett evenemang i Menoinfo, men det kräver inloggning. Informationen som publiceras i kalendern syns även i evenemangskalendrarna på Riihimäki stads webbplats och i sammanställningen Kulturella höjdpunkter från veckan som publiceras varje vecka av kultur- och evenemangstjänster.

Sociala medier är ofta ett billigt och effektivt sätt att sprida information om ett evenemang. Du kan till exempel skapa ett Facebook-evenemang, Instagram-inlägg, TikTok-videor eller inlägg på arrangörens egna kanaler. För evenemang som anordnas i Riihimäki kan du använda hashtaggar som #Riihimäki, #RakasRiksu och #riihimäenkultturypalvelut.

Det är värt att investera i marknadsföringsmaterial, eftersom det ofta ger det första intrycket av ett evenemang. Ett tydligt namn, en attraktiv image, korrekt information och ett elegant utseende gör evenemanget lättillgängligt och intressant.

 En bra annons förmedlar snabbt det viktigaste:

• vad som händer och var
• När äger evenemanget rum?
• Vem är det lämpligt för?
• hur man går med
• är det betalt eller gratis?
• Var kan jag få tag på biljetter om det behövs?
• Vem är arrangören och var kan jag få mer information om evenemanget?

När information är lätt att hitta sänks tröskeln för deltagande och evenemanget blir mer minnesvärt.

Marknadsföring bör ske före, under och efter evenemanget. Innan evenemanget genereras intresse och påminnelser görs om att delta. Under evenemanget kan stämningar, bilder och praktisk information delas.

Efter evenemanget är det en bra idé att tacka deltagare, arrangörer och samarbetspartners. God uppföljningskommunikation lämnar ett varmt minne av evenemanget och stödjer även framtida evenemang.

Ett evenemang kan kräva olika tillstånd, anmälningar och planer. Behovet beror till exempel på evenemangets storlek, plats, program, catering, musik, säkerhetsarrangemang och om evenemanget kommer att använda alkohol, öppen låga, strukturer eller offentliga utrymmen.

Evenemangsarrangören ansvarar alltid för evenemangets säkerhet och för att säkerställa att nödvändiga tillstånd, anmälningar och planer tas om hand korrekt och i tid. Det är en bra idé att klargöra tillståndsfrågor tidigt i planeringsprocessen så att evenemangets schema, budget och praktiska arrangemang hålls bättre under kontroll.
Denna guide presenterar allmänna tillståndsfrågor, anmälningar och officiell praxis relaterade till att organisera ett evenemang. Instruktionerna är dock inte lämpliga för alla evenemang eftersom de är olika. Nödvändiga tillstånd och anmälningar bör alltid kontrolleras med relevant myndighet för varje evenemang.

OBS! Denna guide för evenemangsarrangörer är inte en officiell riktlinje och ersätter inte aktuella riktlinjer utfärdade av polis, räddningstjänst, staden, miljö- och hälsovården, Tillstånds- och tillsynsmyndigheten eller andra myndigheter. Officiella riktlinjer, tidsfrister och praxis kan också ändras. Därför är det alltid en bra idé att kontrollera informationen direkt med rätt myndighet innan du organiserar ett evenemang. En bra utgångspunkt är att om du har några frågor om ett tillstånd är det bättre att fråga tidigt snarare än för sent. Myndigheterna kommer att ge dig råd om exakt vad evenemanget i fråga kräver.

Anmälan till polisen om offentligt evenemang

Ett offentligt evenemang är ett evenemang som är öppet för allmänheten, antingen gratis eller med biljett. Till exempel är marknader, mässor, fester, konserter, shower och sportevenemang vanligtvis offentliga evenemang. En skriftlig anmälan om ett offentligt evenemang görs vanligtvis till polisen på platsen för evenemanget. En anmälan krävs inte alltid för mycket små evenemang, om evenemanget inte orsakar skada för åskådare eller miljön och inte kräver separata trafik- eller säkerhetsarrangemang. I en oklar situation är det värt att be polisen om råd redan i det inledande planeringsstadiet.

Det är lämpligt att rapportera åtminstone när händelsen involverar något av följande:

• det finns flera hundra deltagare
• evenemanget hålls på en offentlig plats utomhus, till exempel på en gata, ett torg eller en trafikled
• evenemanget varar sent på kvällen eller natten, d.v.s. efter klockan 22.
• evenemanget kräver säkerhets- eller trafikkontroll
• Det kommer att serveras alkohol vid evenemanget.
• händelsen kräver en räddningsplan
• Evenemanget riktar sig till särskilda grupper.
• händelsen kan väcka starka känslor eller störningar

Tillkännagivande om det offentliga evenemanget kommer att göras minst 5 dagar före evenemangets börjanI det här fallet måste polisen ha tillgång till all information om händelsen. Om evenemanget kräver trafikledare eller tillfälliga ordningsvakter måste anmälan göras minst 2 veckor före evenemanget.Vid stora evenemang eller evenemang som sträcker sig över flera dagar är det lämpligt att kontakta polisen mycket tidigare.

Du kan göra en anmälan online med hjälp av polisens onlinetjänst. Du kan också göra en anmälan med hjälp av en utskrivbar blankett, via e-post eller post till din lokala polisstation. I onlinetjänster betalas en handläggningsavgift när du gör anmälan.

Anmälan eller dess bilagor kräver vanligtvis minst:

• kontaktuppgifter till arrangören och ansvariga personer
• evenemangets syfte, program och artister
• Plats och platsägarens eller innehavarens samtycke
• uppskattat antal åskådare per dag och under hela evenemanget
• händelsens starttid och beräknad sluttid
• information om strukturer och specialutrustning, såsom scen, tält, läktare,
• från öppen låga, pyroteknik eller ljudförstärkare
• säkerhets- och räddningsplan vid behov
• information om brottsbekämpning
• information om eventuell ansvarsförsäkring
• information om servering av alkohol, öppen spis och musik
• trafikhanteringsplan om det behövs

En räddningsplan krävs också för en anmälan om offentligt evenemang om det uppskattas att minst 200 personer kommer att vara närvarande vid evenemanget samtidigt. En räddningsplan krävs också om evenemanget använder öppen eld, fyrverkerier, pyroteknik eller andra specialeffekter, det finns tillfälliga bostäder vid evenemanget, evakueringsarrangemangen avviker från de vanliga eller evenemangets art utgör en särskild fara för människor. Polisen kräver att en godkänd räddningsplan bifogas anmälan om offentligt evenemang.
En polisanmälan ersätter inte andra tillstånd eller anmälningar.

Evenemanget kan också kräva till exempel en bulleranmälan, ett tillstånd för gatuanvändning, en anmälan om konsumentsäkerhet, tillstånd relaterade till servering av alkohol eller matförsäljning, en avfallshanteringsplan eller en anmälan av sanitära anläggningar.

Uppdaterade instruktioner och mer detaljerad information, samt anmälningsblanketten för offentliga evenemang, finns på polisens webbplats: Polisen – Offentliga evenemang

Räddnings- och säkerhetsplan

Arrangören ansvarar för säkerheten vid evenemanget. Det är alltid en bra idé att planera för säkerheten, även om evenemanget är litet. För större eller mer riskfyllda evenemang är en räddningsplan obligatorisk.

En krisplan behövs till exempel när ett evenemang beräknas involvera minst 200 personer samtidigt, öppen eld, fyrverkerier eller andra pyrotekniska produkter används, tillfälliga bostäder ordnas, evakueringsarrangemang avviker från normalt eller evenemangets art utgör en särskild fara för människor. Krisplanen lämnas in till den lokala räddningsmyndigheten senast 14 dagar före evenemanget. Polisen kräver godkänd Bifoga en krisplan till meddelandet om offentliga evenemang när en krisplan krävs.

Du kan skicka räddnings- och säkerhetsplanen via e-post till events.rescue@omahame.fi Du kan också skicka ett e-postmeddelande om du behöver råd eller vägledning för att säkerställa säkerheten vid ditt eget evenemang.

Här hittar du uppdaterade instruktioner, guider och blanketter för att genomföra utredningar. Från räddningstjänstens webbplatsDet är värt att bekanta sig med dem när du planerar evenemanget och vid behov söka råd från myndigheter och experter på riskhantering.

Kolla även in:

En guide för att skapa en räddningsplan för ett litet offentligt evenemang

Ett säkert evenemang föds ur god framförhållning. Det är evenemangsarrangörens ansvar att se till att deltagare, aktörer, artister och miljön beaktas vid planering och genomförande av evenemanget.

Följande avsnitt kommer att gå igenom praktiska frågor relaterade till att organisera ett säkert evenemang, såsom: ordningskontroll, tillfälliga trafikarrangemang ja trafikkontroll, första hjälpen såväl som andra arrangemang som påverkar säkerheten, såsom ansvarsförsäkring ja tillfälliga strukturer. Du kommer också att få viktig information gällande säkerheten för de inblandade i händelsen.

Du behöver inte veta allt själv direkt. Det viktigaste är att ta reda på saker i tid, be myndigheterna om råd vid behov och tydligt komma överens om vem som är ansvarig för vad. Ett välplanerat evenemang är säkrare, smidigare och roligare för alla.

Orderkontroll

Behovet av säkerhetsvakter bedöms från evenemang till evenemang. Detta påverkas av faktorer som evenemangets storlek, antalet åskådare, platsen, tid på dagen, om alkohol kommer att serveras, programmets art, potentiella risker och om trafikkontroll eller folkmasskontroll behövs i området.

I Finland finns det ingen enskild officiell regel baserad på antalet åskådare som skulle gälla för alla evenemang. Polisen bedömer behovet av säkerhet utifrån den offentliga anmälan till evenemanget och evenemangets säkerhetsplan. I en oklar situation är det lämpligt att bekräfta behovet av säkerhet med polisen på platsen redan i ett tidigt planeringsstadium.
Anmälan till evenemanget innehåller information om evenemangets säkerhetsvakter. Informationen inkluderar vanligtvis säkerhetsvaktens namn, personnummer och säkerhetsvaktens kortnummer, om personen har ett giltigt kort. Om tillfälliga säkerhetsvakter behövs för evenemanget godkänner polisen dem separat. Det är en bra idé att kontrollera med polisen för aktuella instruktioner innan du gör en anmälan.

En generell tumregel är en säkerhetsvakt per 100 deltagare. Detta är dock inte ett officiellt antal som gäller i alla situationer, och det slutliga behovet beror på riskerna med evenemanget och polisens bedömning.

Du kan alltid diskutera detaljerna kring ditt evenemang med din lokala polis och räddningsmyndighet. Detta är viktigt när du organiserar ett stort evenemang.

Läs mer: Polisen – Offentliga evenemang  

Tillfälliga trafikarrangemang och trafikkontroll

Ett evenemang kan kräva trafikarrangemang om det påverkar gatuområden, parkering, rutter, vägavstängningar eller allmän trafik. Detta kan till exempel vara fallet vid marknadsevenemang, utomhusevenemang, parader, tävlingar, marknader eller evenemang där ett stort antal besökare förväntas.
Om evenemanget kräver trafikarrangemang är det lämpligt att anmäla det i god tid. Om trafikledare behövs för evenemanget ska en offentlig evenemangsanmälan göras till polisen. minst 2 veckor före evenemangetEnligt polisens instruktioner ska anmälan innehålla namn och personnummer på de personer som kommer att presenteras som trafikledare. Det är lämpligt att göra en tydlig plan för trafikarrangemangen.

Det är bra att åtminstone beskriva:

• evenemangsområde och rutter
• möjliga avstängningar av gator eller områden
• parkeringsarrangemang
• underhåll och nödvägar
• nödvändig skyltning
• trafikledare och deras uppgifter
• tillstånd från vägägaren eller områdets ägare om gator eller områden stängs av

Trafikarrangemang bör kommuniceras i tillräckligt god tid. Informera till exempel deltagare, närboende, företag och andra användare av området om evenemanget kommer att påverka resor, parkering eller användning av området. Tydlig kommunikation minskar förvirring och underlättar ett smidigt genomförande av evenemangsdagen.

Det är lämpligt att be polisen eller räddningsmyndigheten om råd och anvisningar om trafikarrangemang tidigt i planeringsprocessen. Uppdaterade anvisningar finns på polisens webbplats: Polisen – Offentliga evenemang.

I Riihimäki krävs tillstånd för användning av allmänna områden, såsom tillfällig avgränsning av gator, parker och torg. Enligt Riihimäki stad kan tillstånd för allmänna områden ansökas genom att skicka ett fritt formulerat e-postmeddelande till teknikki@riihimaki.fiAnsökan måste lämnas in i god tid, men minst 3 veckor innan behovet uppstår.

Läs mer: Riihimäki stad – trafik och gator, tillstånd

Första hjälpen vid evenemanget

Första hjälpen är en viktig del av ett säkert evenemang. Även vid ett litet evenemang kan en olycka, sjukdom eller annan situation där snabb hjälp behövs inträffa. Därför är det en bra idé att reservera åtminstone första hjälpen-utrustning och en person som vet hur man utför första hjälpen för evenemanget.

Evenemangsarrangörens uppgift är att bedöma vilken typ av första hjälpen-beredskap evenemanget kräver.

Behovet påverkas till exempel av:

• publikstorlek
• evenemangets varaktighet
• programmets natur
• mötesplats
• väder
• areastorlek
• möjliga särskilda risker

Det finns ingen enskild regel för hur många första hjälpen-personal som är lämpliga för alla evenemang, utan behovet bedöms från händelse till händelse. Enligt Räddningsverkets anvisningar bör beredskapen för första hjälpen relateras till antalet personer vid evenemanget, riskerna och områdets storlek. Om du är osäker på behovet av första hjälpen-personal vid ditt evenemang är det värt att rådfråga till exempel lokala Röda Korsets experter eller kultur- och evenemangstjänster. Evenemangssäkerhet är alltid arrangörens ansvar.

Första hjälpen-teamet ansvarar för att bistå skadade och sjuka personer på platsen för en incident. De ansvarar också för att en nödrapport görs till räddningstjänsten vid behov och att myndigheterna kan vägleda dem till rätt plats. Det är en bra idé att markera platsen för första hjälpen-punkten på en karta över incidentområdet och informera gärningsmännen.

En bra grundläggande guide för ett litet evenemang:

• reservera en första hjälpen-låda eller annan nödvändig första hjälpen-utrustning
• utse en person som ansvarar för första hjälpen-utrustning och larm om hjälp
• se till att förövarna vet var de kan hitta första hjälpen-utrustning
• Kom överens i förväg om vem som ska ringa nödnumret om situationen kräver det
• Ta reda på adressen och rutten för händelsen så att hjälp kan styras dit.
• Markera tydligt första hjälpen-punkten eller platsen för första hjälpen-utrustning

Om evenemanget har 200–2 000 personer utses en första hjälpen-ansvarig med minst EA 1-kurs eller motsvarande kompetens för evenemanget. Beredskapen för första hjälpen beskrivs i evenemangets räddningsplan. För evenemang med 2 000–10 000 personer utses en första hjälpen-chef och en separat första hjälpen-plan upprättas. För evenemang med fler än 10 000 personer förhandlas om organiseringen av första hjälpen med räddningsmyndigheten och vid behov med räddningstjänsten.
Första hjälpen-tjänster kan beställas från till exempel den lokala Finlands Röda Kors-avdelningen eller andra aktörer som erbjuder första hjälpen vid evenemang.

Läs mer:

Finlands Röda Kors – nödinsats vid evenemang

En guide för att skapa en räddningsplan för ett litet offentligt evenemang

Första hjälpen-plan för offentliga evenemang

Tillfälliga strukturer

Tillfälliga konstruktioner som tält, scener, läktare, staket, stånd och tak får användas vid evenemang. Det är arrangörens ansvar att säkerställa att konstruktionerna är säkra, korrekt uppförda och lämpliga för evenemangets förhållanden.

Speciellt vid utomhusevenemang är det värt att beakta väder, vind, konstruktioners vikt och förankring. Konstruktioner får inte blockera passager, utrymningsvägar eller räddningsvägar. De får inte heller utgöra en fara för deltagare, artister eller evenemangsarrangörer.
Om konstruktionerna är stora, öppna för allmänheten eller på annat sätt viktiga för säkerheten är det en bra idé att diskutera deras användning med räddningsmyndigheten, byggnadsinspektören eller annan expert i förväg. Det är en bra idé att i evenemangets säkerhets- och räddningsplan beskriva vilka konstruktioner som kommer att användas vid evenemanget, var de kommer att placeras och vem som ansvarar för deras säkerhet.

Försäljare, artister eller partners får ta med egna tält, bås, tak eller andra konstruktioner till evenemanget. Arrangören bör dock se till att de är lämpliga för evenemangsområdet och säkra att använda.

Tips för säkerhet i tillfälliga konstruktioner:

• be om information om alla tält, stånd, plattformar och andra strukturer i förväg
• markera strukturernas placering på kartan över evenemangsområdet
• se till att konstruktioner inte blockerar passager, utrymningsvägar eller flyktvägar
• komma överens om vem som är ansvarig för att sätta upp och ta ner varje tält, monter eller struktur
• instruktioner till operatörer för att säkerställa tillräcklig viktning eller förankring av tält och tak
• Var uppmärksam på vädret: särskilt vind kan göra lätta tält farliga
• kontrollera att elkablar, vikter, sladdar och andra delar inte utgör en snubbelrisk
• se till att stånd och matställen är placerade säkert, särskilt om de använder el, gas eller varma apparater
• Gå igenom evenemangsområdet innan publiken anländer och kontrollera att konstruktionerna är på plats och säkra.
• överenskomma i förväg om vad som ska göras om vädret ändras eller en byggnad är osäker

En bra tumregel är att varje deltagare ansvarar för sin egen utrustning, men arrangören ansvarar för den övergripande säkerheten. Därför är det en bra idé att tydligt komma överens om strukturerna före evenemangsdagen.

Mer information om tillfälliga strukturer och säkerhet vid evenemang:

En guide för att skapa en räddningsplan för ett litet offentligt evenemang

Tukes säkerhetsriktlinjer för evenemang

Säkerhet och försäkring för evenemangsarrangörer

Säkerhet vid evenemang gäller även anställda, artister, volontärer, leverantörer och partners. Det är viktigt att alla inblandade känner till sin roll, vem som är ansvarig, när man ska ta pauser, var första hjälpen-stationen finns och vem man ska rapportera problem till.
Tilldela endast arbetstagare uppgifter som de är kompetenta att utföra. Detta är särskilt viktigt om uppgiften till exempel involverar elektricitet, tunga varor, livsmedel, trafik, strukturer, öppen eld eller andra risker.
God säkerhet kommer från tydliga ansvarsområden, framförhållning och att veta vad man ska göra. När människor känner sig trygga går evenemanget bättre för alla.

Bra sätt att öka författarsäkerheten:

• Ge skaparna en kort genomgång före evenemanget.
• berätta vem som är huvudansvarig för evenemanget
• dela viktiga telefonnummer med alla författare
• visa var första hjälpen-stationen, toaletter, rastplats och utgångsvägar finns
• komma överens om hur skaparna ska hålla kontakten under evenemanget
• Se till att arbetarna har tillräckligt med raster, vatten och, om det behövs, mat.
• se till att ingen behöver utföra alltför tunga eller farliga uppgifter ensam
• separata instruktioner för frågor som rör el, konstruktioner, trafik, livsmedel, öppen eld och andra riskfyllda uppgifter
• se till att volontärerna vet vad som förväntas av dem
• överenskomma i förväg om vad som ska göras om någon skadas, blir sjuk eller upplever störande beteende
• kontrollera att händelsen och förövarna har nödvändig försäkring

Lite planering i förväg räcker långt. När alla vet vart de ska gå och vem de kan få hjälp av känns evenemanget tryggare och bekvämare.

Ansvarsförsäkring

Det är en bra idé att kontrollera försäkringen för evenemanget med ditt eget försäkringsbolag i god tid. En bra försäkringsskydd ger arrangören sinnesro och hjälper till att förbereda sig för situationer där något oväntat händer. En ansvarsförsäkring skyddar evenemangsarrangören i situationer där evenemanget orsakar skada på en utomstående person eller egendom. Skadan kan till exempel vara ett fall, ett trasigt föremål eller annan skada relaterad till evenemangets organisering.
Till exempel kan evenemanget kräva: ansvarsförsäkring, evenemangsförsäkring blandad volontärer eller olycksfallsförsäkring för volontärer. Polisen kan begära ett utlåtande om ansvarsförsäkring vid anmälan av ett offentligt evenemang, så det är värt att kontrollera detta i början av planeringen.

Om det finns avlönad personal på evenemanget måste arbetsgivaren ordna med lagstadgad olycksfalls- och arbetssjukdomsförsäkring. Att försäkra volontärer och volontärer är inte alltid obligatoriskt, men det är ofta klokt. Olyckor kan inträffa även vid volontärarbete, och en separat volontärförsäkring eller olycksfallsförsäkring för volontärer kan vara ett bra skydd för de som är inblandade i evenemanget.
Det är en bra idé att kontrollera dina försäkringsbehov med ditt eget försäkringsbolag tidigt i planeringsprocessen. Samtidigt är det en bra idé att se till vad försäkringen täcker och vem den gäller för.

Ett evenemang kan utöver säkerhetsfrågor även kräva andra tillstånd och anmälningar. Dessa kan till exempel inkludera: områdestillstånd, bullermeddelanden, tillstånd för musikframträdanden, matförsäljning eller servicerelaterade meddelanden ja tillstånd relaterade till servering av alkohol. Dessutom behöver du även tillstånd öppen eld  med flera specialeffekter för användning vid evenemanget. Du kan också hitta information här Pop up-café från etablering till evenemang.

Vilka tillstånd som krävs beror på var evenemanget hålls och vad som kommer att göras där. Till exempel kan det krävas separat tillstånd att sälja mat, spela musik, spela hög musik, servera alkohol eller använda ett offentligt område.
Det är en bra idé att kontrollera tillståndsfrågor tidigt i planeringsprocessen. På så sätt kan du skicka in nödvändiga ansökningar i tid och eventuella kostnader kan vägas in i din budget. Varje evenemang är unikt, så det är alltid en bra idé att kontrollera med rätt myndighet eller tjänsteleverantör för aktuella instruktioner.

Användningstillstånd för område och plats i Riihimäki

Om evenemanget organiseras på ett offentligt område i Riihimäki stad är det värt att kontrollera tillståndet i god tid. Offentliga områden inkluderar gator, torg och parker. Tillstånd krävs när området avgränsas eller tillfälligt tas ur bruk, till exempel för ett evenemang, tillfällig försäljning, procession eller annan aktivitet riktad mot allmänheten. Generellt sett kräver det alltid tillstånd från markägaren att anordna ett evenemang. 

I Riihimäki kan tillstånd för offentliga områden ansökas med en fritt formulerad ansökan via e-post till: teknikki@riihimaki.fiAnsökan måste lämnas in i god tid, men minst 3 veckor före evenemanget. I juli behandlas inte tillstånd för allmänna områden på grund av semestersäsongen, så det är lämpligt att planera och ansöka om sommarevenemang i god tid.

Ansökan bör tydligt ange åtminstone evenemangets namn, arrangör, kontaktperson, tidpunkt för evenemanget, önskat evenemangsområde, uppskattat antal deltagare samt eventuella strukturer, försäljningsställen, skyltning och trafikarrangemang. Det är en bra idé att inkludera en karta eller annan tydlig bild av evenemangsområdet.

Avgifter

För handläggning av tillståndet kan en handläggningsavgift enligt gällande taxa och eventuell områdeshyra tas ut. Från och med 2026 är handläggningsavgiften för ett standardtillstånd 50 € + moms 25,5 %, och handläggningsavgiften för ett tillstånd som kräver omfattande förberedelser är 150 € + moms 25,5 %. Handläggningsavgiften för ett gatutillstånd är 190 € + moms 25,5 %. Det finns ingen handläggningsavgift för hyresfria evenemang eller tillfällen.
Hyran för Riihimäki stads evenemangsområden debiteras enligt gällande prislista. Hyran är 100 euro per dag eller 500 euro per vecka på Asema-aukio, 200 euro per dag eller 1 000 euro per vecka på Kauppatori, 500 euro per dag eller 1 500 euro per vecka på Messupuisto och 80 euro per dag eller 400 euro per vecka på Tellustori. Moms på 25,5 % läggs till priserna. Hyrespriset inkluderar elförbrukning i de evenemangsområden där staden har el tillgänglig. El finns tillgänglig till exempel på Asema-aukio, Kauppatori, Tellustori och i begränsad omfattning på Messupuisto.

I vissa situationer kan evenemangsområdet även göras tillgängligt för användning hyresfritt. Hyresfritt kan övervägas till exempel när intäkterna från evenemanget används för välgörenhet eller allmännyttiga ändamål, evenemanget livar upp stadsbilden, evenemanget är kostnadsfritt och dess syfte inte är att samla in intäkter, eller evenemanget är kortvarigt. Andra stadsparker och allmänna områden kan också användas kostnadsfritt för att anordna evenemang, men tillstånd måste ansökas om från stadens tekniska avdelning.
Om ett evenemang kräver tillfällig skyltning, markeringar eller reklamanordningar på en gata eller annat offentligt område krävs tillstånd. Skyltarna får inte äventyra trafiksäkerheten, hindra underhåll eller skymma sikten.

Det är alltid en bra idé att kontrollera den senaste informationen, priserna och mer detaljerade villkoren på Riihimäki stads webbplats innan du skickar in en ansökan.

Uthyrning av evenemangsutrymmen från 1 januari 2026  

Tillstånd från Riihimäki stad 

Dosering

Om alkohol säljs eller serveras vid ett evenemang kräver servering av alkohol alltid tillstånd eller anmälan. Ett tillfälligt serveringstillstånd är ofta lämpligt för tillfällig servering. Om lokalen redan är godkänd som serveringsplats och serveringsparten har ett giltigt serveringstillstånd kan servering av alkohol i vissa situationer anmälas till Tillstånds- och tillsynsmyndigheten.
Enligt Tillstånds- och Tillsynsmyndigheten måste anmälan om servering av alkohol på en godkänd serveringslokal göras senast 72 timmar före evenemanget. Om serveringsstället behöver godkännas i förväg är det en bra idé att lämna in ansökan i god tid, senast en månad innan verksamheten börjar.

Kontrollera de senaste instruktionerna: Licens- och tillsynsmyndigheten

Öppen eld, eldshower, pyrotekniska effekter, fyrverkeriuppvisning

Eld och effekter ökar alltid säkerhetsriskerna, så de påverkar planeringen, tillstånden och säkerhetsarrangemangen för evenemanget. Om du planerar en öppen eld, elduppvisning eller pyrotekniska effekter för evenemanget är det en bra idé att kontakta räddningsmyndigheterna redan från de inledande skedena av planeringen.

Med öppen eld avses till exempel lägereld, eldstad, facklor eller annan öppen eld. Om öppen eld används vid ett evenemang ska en räddningsplan upprättas för evenemanget. Öppen eld får inte heller användas utan markägarens eller anläggningsförvaltarens tillstånd, eller om väderförhållandena innebär brandrisk. Tillräcklig brandsläckningsutrustning ska finnas tillgänglig i närheten av den öppna elden och ansvar ska avtalas i förväg.
Elduppvisningar och användning av pyrotekniska eller andra effekter ska rapporteras till räddningsmyndigheterna. minst 14 dagar före evenemanget. Meddelandet ska förklara hur utförandet eller effekterna kommer att utföras på ett säkert sätt. Räddningsmyndigheten kan införa villkor eller begränsningar för användningen eller förbjuda användning om det kan orsaka fara.

I Egta-Tavastland skickas anmälningar och planer till räddningsmyndigheten via e-post till adressen events.rescue@omahame.fi

Uppdaterade blanketter och instruktioner finns här. Från Kanta-Häme räddningsverks webbplats 

Matförsäljning och servering

Om mat eller dryck säljs eller serveras vid ett evenemang bör arrangören i förväg ta reda på om en anmälan av aktiviteten krävs för livsmedelskontroll. Detta gäller till exempel cafeterior, matförsäljning, bakverk, kiosker, food trucks och stånd.
Anmälan krävs vanligtvis när verksamheten är yrkesmässig, fortlöpande eller medför risker för livsmedelssäkerheten. Registreringsanmälan lämnas in till livsmedelstillsynsmyndigheten senast 4 veckor före verksamhetens början eller eventuella väsentliga ändringar. Anmälan av en mobil livsmedelslokal, såsom en food truck eller försäljningsstånd, behandlas vanligtvis av verksamhetsutövarens hemkommun. Anmälan av yrkesmässig verksamhet ska dock alltid lämnas in om livsmedelsverksamhetens omsättning överstiger 15 000 euro per år.

Anmälan krävs i allmänhet inte om aktiviteten är lågrisk och till exempel innebär enstaka försäljning av bakverk av en privatperson, ett stånd i skolan eller idrottsföreningen, eller en liten servering av kaffe och kakor i samband med andra aktiviteter.

Evenemangsarrangören behöver inte veta allt själv, men de bör se till att de som säljer eller serverar mat har skött sina egna anmälningar. Om du är osäker är det värt att rådfråga livsmedelstillsynsmyndigheterna i ditt område före evenemanget. I Riihimäki hanteras livsmedelstillsynen av Södra Tavastlands miljöhälsovårdsmyndighet.

Det är värt att kontrollera de senaste instruktionerna före evenemanget:

Registrerat livsmedelsföretag
Livsmedelsverket – mobila livsmedelslokaler
Riihimäki – livsmedelskontroll 

Pop up-restaurang på evenemanget

En popup-restaurang är en kortsiktig tjänst för matlagning och servering. Den kan passa bra för ett litet evenemang, ett leverantörsevenemang eller en temadag.

Kom överens om åtminstone följande saker med popup-operatören i förväg:

• Vem ansvarar för maten och dess säkerhet?
• där maten tillagas och serveras
• hur renlighet, handhygien och avfallshantering hanteras
• Hur man informerar kunden om matallergener
• vem är ansvarig för operationen

En popup-restaurang behöver vanligtvis inte registreras hos livsmedelstillsynen om den är verksam högst 12 dagar om året och Livsmedelsverkets anvisningar följs. Vid större eller återkommande livsmedelsverksamheter är det lämpligt att kontakta din lokala livsmedelstillsynsmyndighet redan under planeringsfasen.

Mer information: Livsmedelsverket – Pop-up-restaurangverksamhet 

Bullerrapport i Riihimäki

En bullerrapport krävs om evenemanget kan orsaka särskilt störande buller eller vibrationer. Detta kan till exempel omfatta ett utomhusevenemang, en konsert, ett evenemang med ljud eller någon annan händelse vars ljud kan störa boende i omgivningen eller miljön.

I Riihimäki lämnas bullerrapporter in till stadens miljöskyddsmyndighet. Rapporten måste dock lämnas in i god tid minst 30 dagar före evenemanget, om inte miljöskyddsbestämmelserna i Riihimäki föreskriver en annan tidsfrist. Staden kan utfärda föreskrifter om bullerkontroll baserat på anmälan.

Bulleranmälningar kan göras elektroniskt i Riihimäki stads elektroniska tillståndstjänst. Elektronisk anmälan kräver stark identifiering, såsom bankkoder eller mobilcertifikat. Riihimäki stad rekommenderar att man i första hand använder den elektroniska tillståndstjänsten.

Mer information och elektroniska tjänster finns på Riihimäki stads webbplats:

Tillstånd och tillsyn – Bulleranmälan

Tillstånd för musikframträdande vid evenemang

Om musik spelas på ett evenemang måste evenemangsarrangören vanligtvis skaffa ett tillstånd för musikframträdande. Tillståndet krävs för både betalda och gratis evenemang. Detta gäller konserter, festivaler, mässor, utställningar, shower och andra evenemang där musik framförs.

 Ett evenemangstillstånd för Teosto kan till exempel gälla:

• levande musik
• DJ-musik
• karaoke
• bakgrundsmusik
• pausmusik
• musik som spelas från en inspelning

Teostos evenemangstillstånd omfattar framföranderätten för musikanvändning som representeras av både Teosto och Gramex. Om musikvideor visas på evenemanget kan ett separat tillstånd krävas från tjänsten Musiikkiluvat.fi.
Tillstånd för evenemang söks hos Teosto. Tillståndet söks endast en gång, och därefter rapporteras information om varje evenemang som inkluderar musik i Teostos onlinetjänst. Informationen som ska rapporteras inkluderar till exempel evenemangets namn och tid, arrangörens uppgifter, användningen av musiken, biljettförsäljning eller antalet åskådare vid ett gratisevenemang. Fakturan genereras baserat på den rapporterade informationen efter evenemanget.
Evenemangsarrangören bör ordna ett musiktillstånd i god tid före evenemanget. Om det finns en artist på evenemanget är det en bra idé att i förväg komma överens om vem som ska rapportera de framförda sångerna till Teosto.

Uppdaterade instruktioner, priser och hur man ansöker om tillstånd finns på Teostos webbplats:
Teosto – Tillstånd för evenemang

Många små men viktiga praktiska saker påverkar också ett evenemangs framgång. Ur deltagarens perspektiv är ett bra evenemang ett där det är lätt att ta sig till, området har tydlig skyltning, grundläggande behov tas i beaktande och miljön förblir ren.

I detta avsnitt granskas andra praktiska ansvarsområden för evenemangsarrangören, såsom: Toalettanläggningar, upphittade föremål, el och vatten, avfallshantering blandad renligheten i evenemangsområdetDet är värt att avsätta tid för dessa saker redan under planeringsfasen, eftersom de direkt påverkar evenemangets smidiga genomförande, säkerhet och njutning.

Välskötta grunder syns omedelbart på ett evenemang. När deltagarna enkelt kan hitta det de behöver och evenemangsområdet fungerar tydligt, lämnar hela evenemanget ett omtänksamt och välkomnande intryck.

Avfallshantering och renlighet

Arrangören ansvarar för att lokalen hålls ren och att avfall samlas in på rätt sätt. Det är en bra idé att planera avfallshanteringen före evenemanget: var avfallscontainrarna ska placeras, vilket avfall som ska sorteras, vem som ska tömma containrarna och vem som ska ansvara för slutstädningen.
Stora evenemang kan kräva separata soptunnor, sorteringspunkter och en plan för hur de ska tömmas under evenemanget. Det är också en bra idé att vägleda deltagarna med tydlig skyltning.

WC faciliteter

Evenemanget ska ha tillräckligt med toalettutrymmen för deltagarna. Antalet toalettutrymmen beror på antalet åskådare, evenemangets längd, servicen, den mat och dryck som serveras och om det finns andra tillgängliga toalettutrymmen i närheten. Toalettutrymmena ska vara lätta att hitta och lätta att guida. Det är en bra idé att reservera tillräckligt med möjligheter till handtvätt eller handhygien. Tillgänglighet bör beaktas redan i planeringsfasen. För ett kort och litet evenemang kan färdiga toaletter inomhus eller i närheten vara tillräckliga om deras användning har överenskommits.
Social- och hälsovårdsministeriets förordning om hygieniska arrangemang och avfallshantering vid stora offentliga evenemang ger anvisningar om antalet toaletter och avfallshantering. En ofta använd riktlinje är till exempel 2 toaletter för kvinnor, 2 toaletter för män och 1 tillgänglig toalett för ett evenemang med 51–250 personer, men det är värt att kontrollera de officiella anvisningarna för den senaste storleken före evenemanget.

Kontrollera aktuella instruktioner 

Offentliga toaletter i Riihimäki

Hittade varor

Evenemanget bör i förväg komma överens om var upphittade och borttappade föremål ska hämtas och vem som ansvarar för dem. Deltagarna kan under evenemanget informeras om var de kan lämna in upphittade föremål.
Enligt polisens riktlinjer ska upphittade föremål anmälas till ägaren eller lämnas till polisen så snart som möjligt. Föremål vars innehav är förbjudet eller kräver tillstånd, såsom vapen, droger eller illegal alkohol, ska omedelbart lämnas till polisen.

El och vatten

När man planerar ett evenemang är det en bra idé att ta reda på i början om evenemanget kommer att kräva el eller vatten. El kan användas för saker som ljud, ljus, kaffebryggare, kylning, betalterminaler och matförsäljning. Den bästa informationen om el, eluttag och vattenpunkter får du från ägaren eller operatören av evenemangsplatsen.

Kontrollera även om det finns tillräckligt med el för evenemanget. Kaffe- och varmvattenberedare, kylutrustning samt ljud- och ljusteknik kan belasta elsystemet förvånansvärt mycket. För större evenemang eller krävande elfrågor är det lämpligt att anlita en elektriker.

När det gäller elsäkerhet, tänk på följande:

• elkablar och kablar är placerade så att man inte snubblar över dem eller skadar dem
• Endast elektriska apparater och kablar som är lämpliga för utomhusbruk får användas utomhus.
• elektrisk utrustning måste skyddas mot regn och fukt

Om vatten används för att dricka, tvätta händerna eller tillaga mat vid ett evenemang måste vattnet vara säkert och lämpligt för det avsedda ändamålet. När du planerar att sälja eller servera mat är det också en bra idé att kontrollera vattenanvändningen i riktlinjerna för livsmedelskontroll. För mer information, kontakta lokalens ägare, en elektriker och Från Riihimäki Miljösjukvård.

Det finns mycket att komma ihåg på evenemangsdagen. En bra checklista hjälper dig att hålla dig organiserad och minskar känslan av stress. Du behöver inte memorera allt när du har skrivit ner det viktigaste i förväg.

Innan evenemanget börjar, kontrollera åtminstone:

• lokalen är i gott skick och används enligt överenskommelse
• skyltarna är på plats
• Programmet och schemat är känt för författarna
• Ansvariga personer känner till sina uppgifter
• viktiga telefonnummer är lättillgängliga
• teknik, elektricitet och eventuellt vatten fungerar
• Första hjälpen-utrustning och en första hjälpen-station finns redo
• Toaletter finns tillgängliga och guidade.
• avfallsbehållare och renlighet är ordnade
• artister, leverantörer och partners vet vart de ska vända sig
• dokument relaterade till säkerhet, tillstånd och försäkring finns tillgängliga
• Rivning, rengöring och retur av varor har överenskommits.

Innan publiken anländer är det också en bra idé att träffa eventuell första hjälpen-personal, säkerhetsvakter och trafikledare. Gå tillsammans igenom evenemangsområdet, viktig kontaktinformation, schema, första hjälpen-station, utrymningsvägar, räddningsvägar, samlingsplatser och rutiner vid störningar eller nödsituationer. På så sätt har alla samma information innan evenemanget börjar.

Under evenemanget rekommenderas det att övervaka schemat för att säkerställa att deltagarna hittar det de behöver och att arrangörerna har möjlighet att be om hjälp. Håll kontakten med de ansvariga och agera lugnt om planerna ändras.

Efter evenemanget

Att organisera ett evenemang slutar inte när publiken har gått. Efter evenemanget finns det fortfarande saker att ta hand om: demontering, städning, återlämnande av lånade föremål, fakturor, tacka folk och samla in feedback. Det är också en bra idé att dokumentera framgångar och förbättringsområden från evenemanget så snart som möjligt, medan saker och ting fortfarande är färska i minnet.

Efter evenemanget är det en bra idé att tacka arrangörer, volontärer, artister, partners och deltagare. Ett kort uppföljningsmeddelande, till exempel på webbplatsen eller sociala medier, lämnar ett gott intryck av evenemanget och hjälper till att bygga en grund för framtida evenemang.

Ett ansvarsfullt evenemang består av små, genomtänkta val. Målet är inte perfektion, utan snarare att evenemanget planeras så smart som möjligt för miljön, människorna och lokalsamhället. Även små åtgärder kan minska avfall, bevara naturresurser, stödja lokala aktörer och göra evenemanget roligare för alla.

Det är värt att tänka på hållbarhet i början av evenemangsplaneringen. Detta gör det lättare att införliva ansvarsfulla val i din budget, upphandling, kommunikation, lokalval och praktiska arrangemang.

Så här kan du ta ansvar vid ett evenemang:

• välj en plats som är lätt att nå till fots, med cykel, kollektivtrafik eller genom samåkning
• berätta i förväg hur deltagarna tar sig dit utan egen bil
• Undvik onödiga engångsprodukter och föredra föremål som kan lånas, hyras eller återanvändas
• Planera dina portioner så att det blir så lite matsvinn som möjligt
• föredra vegetariska alternativ, lokal mat och lokala produkter när det är möjligt
• använda lokala tjänster, kreatörer, artister, producenter och företag när det passar evenemangets mål
• samarbeta med lokala föreningar, skolor, hobbygrupper, företag eller andra aktörer
• ordna tillräckligt med soptunnor och tydliga sorteringsinstruktioner
• Använd bara så mycket el, vatten, material och utskrifter som faktiskt behövs
• använda digitala program, meddelanden och skyltar om de är lämpliga för evenemanget
• se till att lokalen lämnas ren efter evenemanget
• göra evenemanget så tillgängligt och hinderfritt som möjligt
• använda tydligt språk i kommunikationen så att informationen når olika deltagare
• skapa en trygg och vänlig atmosfär på evenemanget
• beakta uthållighet, pauser och grundläggande behov hos volontärer, artister och anställda
• Berätta för deltagarna om evenemangets ansvarsfulla val på ett positivt och uppmuntrande sätt

Innovativt tänkande kan införas vid ett evenemang på följande sätt:

• Tänk på vilket gott evenemanget kan lämna efter sig.
• stödja lokal expertis och ge synlighet åt lokala kreatörer
• skapar möten där människor lär känna varandra och sin närmiljö
• Välj ett tema eller innehåll för evenemanget som ökar välbefinnande, inkludering eller gemenskapskänsla
• uppmuntra deltagarna att observera sin omgivning på ett nytt sätt
• samla in feedback och använd den för att utveckla nästa evenemang
• Överväg om evenemanget skulle kunna generera nya samarbeten även efter evenemanget.

Ansvar kan ses i ett evenemang på många sätt. Till exempel en ren lokal, bra vägledning, en trygg atmosfär, engagemang av lokala aktörer eller att göra det enkelt för deltagarna att delta. I bästa fall förbrukar ett evenemang inte bara inte miljön och gemensamma resurser, utan stärker också platsen, människorna och gemenskapen.

I Riihimäki är ansvarsarbetet relaterat till stadens egen miljöpolicy och Resurssmart Riihimäki mot målet för 2030Riihimäki strävar efter noll utsläpp, noll avfall och hållbar konsumtion av naturresurser. Teman i stadens miljöpolicy inkluderar hållbar mobilitet, cirkulär ekonomi, biologisk mångfald och ansvarsfulla Riihimäki-invånare.

På den här sidan hittar du evenemangslokaler och evenemangsplatser från Riihimäki stad och privata aktörer.

Evenemang kan hållas på en mängd olika platser, såsom inomhus, utomhus, i offentliga utrymmen eller i privata utrymmen. Offentliga platser kan inkludera gator, torg, parker, skolor, idrotts- och kulturanläggningar. Evenemang kan också hållas i privata utrymmen, såsom affärslokaler, restauranger, klubbhus eller andra lämpliga platser.

Användningen av lokalen måste alltid avtalas i förväg med ägaren eller innehavaren av området eller utrymmet. Detta gäller både kommunägda områden och privata lokaler. Kontrollera därför tidigt i planeringsprocessen vem du ansöker om tillstånd från och vilka villkor som gäller för användningen av utrymmet eller området.

I Riihimäki hyr och beviljar tekniska avdelningen tillstånd och kontrakt för offentliga områden, såsom gator, torg och parker.

Att ansöka om tillstånd
Tillstånd för allmänna utrymmen ansöks via fritt formulerat e-postmeddelande till teknikki@riihimaki.fiAnsökan måste lämnas in i god tid före behovet, men minst 3 veckor i förväg.

Observera att tillstånd för offentliga områden inte kommer att behandlas i juli på grund av semestersäsongen.

provisionsavgift
För handläggning av tillståndet debiteras en handläggningsavgift enligt gällande taxa och en hyresavgift för området baserad på området och hyresperiod.

Avgifter och arvoden för allmänna utrymmen från och med 1 januari 2026

Tillstånd Riihimäki

Parker

• Bad Segeberg park
• Jukka Jalonen park
• Kolmiopuisto park
• Bibliotekets park
• Messupuisto park
• Järnvägspark

Mer information om parker och friluftsområden i allmänhet

Offentliga utomhusområden

• Stationstorget
• Tellustor
• Riihimäki marknadstorg
• Granit torg
  • Bokningar för Granit Square hanteras av stadens avtalskoordinator, Café Mokkakuu Riihimäki. Kontaktperson är Mia Kurikka, mokkakuu@gmail.com, tel. 050 3377 168.
  • Observera att tillstånd för Välikatu och parkeringsplatsen utfärdas av Riihimäki stad / Teknisk industri.
• Maauimalas gårdsområde
• Vinterfält
• Central sportpark
• Peltosaari sportpark
• Racerbanans gräsfält
• Riuta familjesportcenter
• Alla gatuområden

Föreställnings- och evenemangsanläggningar som förvaltas av staden

• Allinnas monttu, sommarteaterområde: kulttuuri@riihimaki.fi
• Kino Sampo, biograf och teater: kulttuuri@riihimaki.fi
• Antons hus: culture@riihimaki.fi
• Ungdomshuset Monari, universalhall
• Glädjemuseer
• Samuli Paronens sal i biblioteket, utställnings- och konsertlokalen
• Finskt glasmuseum, utställnings- och konsertlokal
• Finlands glasmuseum, konferensrum, utställningslokal
• Simhall
• Sporthall, motions- och evenemangslokal
• Uramo skola, universalhall

Idrottsanläggningar och skolsalar

• Skolidrott och balsalar, kvällar och helger – idrottstjänster
• Skolgymnastiksalar och balsalar i övrigt – skolchefer
• Övriga anläggningar för skolor - rektorer
• Southern Schools matinsal, sport- och festsal, musikrum – skolans rektor
• Skolområde - skolchefer
• Kalevantalo, gym och auditorium – Rektor för Peltosaari skola
• Idrottshall - idrottstjänster
• Simbassäng – träningstjänster
• Isbanor - sporttjänster

Riihimäki grundskolor

Andra utrymmen

• Cocks Arena
• Hamk, auditorium och idrottsanläggningar
• Herajoki arbetarbostad
• Hirvijärvi lägercentrum
• Hotell Seurahuone
• Skrika, auditorium och idrottsanläggningar
• Festutrymme Röda huset
• Kirkkopuisto församlingshem, balsal
• Favoritfara Semester -resecentrum
• travbana, Riihimäki travklubb
• Riihimäki teater
• Riihimäki klubbhus
• Dansscen Reef
• Finlands vilt- och jaktmuseum
• Officersklubben: info@riihimaenupseerikerho.fi
• Gamla glasfabriken: kundtjänst@kallioinenyhtiot.com
• Ö hus