TAPAHTUMAOPAS – RIIHIMÄEN KAUPUNKI

Yleisötilaisuudella
tarkoitetaan yleensä̈ erilaisia messuja, markkinoita, juhlia, seremonioita, kilpailuja, näytöksiä, mainostapahtumia, konsertteja ja muita tilaisuuksia, joihin muillakin kuin erikseen kutsutuilla on pääsy maksua vastaan tai ilman. Tapahtumia järjestävät niin yksityiset henkilöt kuin yritykset, yhdistykset ja julkinen sektori. Ne kokoavat ihmisiä yhteen jotain tarkoitusta tai merkitystä varten tiettyyn aikaan ja paikkaan.

Ennen tapahtumaa
Tapahtuman suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ja suunnittelutyölle on varattava riittävästi aikaa, jotta päästään haluttuun lopputulokseen. Suunnittelun osuus koko tapahtumaprosessissa on 2/3, joten siihen kannattaa panostaa ja pyytää tarvittaessa apua asiantuntijoilta ja kokeneilta järjestäjiltä. Esimerkiksi Riihimäen kaupungin kulttuuri -ja tapahtumapalveluista voi kysyä neuvoa tapahtumiin liittyvissä asioissa.

Riihimäen kaupunki, kulttuuri -ja tapahtumapalvelut,
vastaava kulttuurituottaja Anna Vesén, 040 330 4701, anna.vesen@riihimaki.fi

Tapahtuman suunnittelu

Mistä aloitetaan?
Hyvän tapahtuman järjestäminen vaatii usein paljon työtä ja suurin osa työstä tehdään ennen itse tapahtumaa. Hyvän suunnittelun tuloksena on onnistunut tapahtuma. Kun idea tapahtuman järjestämisestä syntyy, suunnittelu aloitetaan selvittämällä ja pohtimalla mitkä ovat tapahtuman lähtökohdat, jonka pohjalta itse suunnitelmaa aletaan tekemään.

Kohderyhmä
Mieti ketä haluaisit tapahtumaasi ja kuinka saat heidät tulemaan paikalle. Kohderyhmän valinta vaikuttaa oleellisesti myös tapahtuman markkinointiin.

Tapahtuman luonne
Kohderyhmä huomioon ottaen, on hyvä miettiä mitä järjestää kyseiselle yleisölle.
Päivätapahtuma vai iltatapahtuma, sisällä vai ulkona, maksullinen vai maksuton, kongressi, kokous, messut, urheilutapahtuma, lastentapahtuma jne.

Tavoite ja tarkoitus
Miksi tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan saavuttaa? Onko tapahtumalla jokin tavoite tai viesti, joka halutaan kävijöille välittää? Onko tapahtumalla kenties taloudellisia tavoitteita?

Järjestäjät
Kuka toimii tapahtuman järjestäjänä? Tehdäänkö työ omalla porukalla, talkoilla vai kenties ulkopuolisen avun turvin? Kuka vastaa mistäkin? Työnjako on hyvä tehdä jo alkumetreillä ja jakaa osa-alueet selkeästi esimerkiksi markkinointi, sisällön ja ohjelman suunnittelu, talouden suunnittelu, tapahtumapaikasta ja tekniikasta sekä tarvittavista välineistä vastaaminen ja yhtenä vastuualueena tarjoilun hoitaminen. Tärkeää on nimetä yksi, joka hoitaa tiedottamisen kaikkien vastuuryhmien välillä ja pitää niin sanotusti kaikki langat käsissään.

Tapahtuman budjetti ja rahoitus

  • Mikä on tapahtuman päärahoitusmuoto?
  • Millaisen summan järjestäjä on itse valmis sijoittamaan tapahtumaan?
  • Onko tapahtumalle mahdollista saada sponsoreita?
  • Voidaanko tapahtumalle hakea tukia tai avustuksia?
  • Voivatko yhteistyökumppanit rahoittaa tapahtumaa?
  • Onko tavoitteena tehdä voittoa vai nollatulos?
  • Mitä jos rahat loppuvat kesken?
  • Millaisen tappion järjestäjä on valmis kestämään?

MITÄ, MISSÄ, MILLOIN? 
Tapahtuman sisältö, aika -ja paikka 

Tapahtuman sisältö
Kohderyhmä sekä tapahtuman viesti ja tavoite huomioiden, pohdi millainen olisi hyvä sisältö tapahtumalle? Voidaanko sisältö tuottaa itse vai tarvitaanko ulkopuolisten tuottamaa sisältöä? Mikä on tapahtuman vetonaula, jolla ihmiset houkutellaan paikalle?

Tapahtumapaikka ja -aika
Kohderyhmän, tapahtuman sisällön ja luonteen sekä toivotun tavoitteen sekä budjetin ja resurssit huomioiden, mikä olisi tapahtumallesi paras tapahtumapaikka ja -aika? Esimerkiksi lapsiperheille suunnattuja tapahtumia ei kannata ehkä järjestää kovin myöhään illalla. Tapahtumapaikka pitää mitoittaa oikein odotettuun kävijämäärään nähden; tila ei saa jäädä pieneksi, mutta liian suurikaan ei ole eduksi.

Tapahtumapaikkoja on yksityisiä ja julkisia, sisällä ja ulkona. Julkisia tiloja ovat kadut, torit ja puistot sekä monet julkisten palveluiden sisätilat kuten koulut, urheilu- ja kulttuuritilat. Ulko- ja sisätiloissa on paljon myös yksityisiä tiloja. Kaikkiin tapahtumiin tarvitaan alueen tai tilan omistajan lupa.

Tapahtuman markkinointi

Miten ja missä aiot markkinoida tapahtumaasi?
Tärkeää on valita kohderyhmäsi parhaiten tavoittava kanava. Perinteisesti tapahtumia on markkinoitu eri medioissa; lehdissä, radiossa ja tv:ssä sekä julistein ja esittein. Sosiaalisen median käyttö on suositeltavaa, sillä se on edullista ja oikein käytettynä varsin tehokasta. Perusta tapahtumallesi Facebook-sivu, tee mainos Instagramiin tai TikTokiin tai luo tapahtuma jo olemassa olevalle organisaatiosi sivuille. Keksi iskevä ja mieleenpainuva #aihetunniste jolla saat näkyvyyttä. Muista aktiivisuus myös tapahtuman aikana!

Ulkotapahtumatiloja

Yleiset ulkoalueet, puistot, torit ja kadut
Olisiko puisto tapahtumapaikkana hyvä sopiva? Tiedustelut: Tekninen palvelukeskus

Sisätapahtumatilat

Esitys- ja tapahtumatilat 
Allinnan monttu –ota yhteyttä
Kino Sampo – ota yhteyttä
Matinsali, Eteläinen koulu – ota yhteyttä
Nuorisokeskus Monari – ota yhteyttä
Riihimäen kaupunginmuseo – ota yhteyttä
Riihimäen Taidemuseo – ota yhteyttä
Samuli Parosen Sali kirjastossa – ota yhteyttä
Suomen lasimuseon näyttelytilat – ota yhteyttä
Suomen lasimuseon kokoustila – ota yhteyttä

Liikuntatilat ja koulujen salit
Koulujen liikuntasalit, iltaisin -ja viikonloppuisin – ota yhteyttä
Koulujen liikunta- ja juhlasalit muina aikoina – koulujen rehtorit
Koulujen muut tilat – koulujen rehtorit
Eteläisen koulun Matinsali – ota yhteyttä
Koulujen piha-alueet – koulujen rehtorit
Kalevantalon auditorio – Peltosaaren koulun rehtori (ei ulkopuolisten käytössä 2020)
Urheilutalo – ota yhteyttä
Uimala – ota yhteyttä
Jäähallit – ota yhteyttä

Muut tilat
Hamk
Herajoen työväentalo
Hirvijärven leirikeskus  
Hyria
Riihimäen Kerhotalo
Kirkkopuiston seurakuntakoti, juhlasali
Lehmustien juhlatalo
Lempivaara
Metsästysmuseo
Juhlatila Punainen Talo
Ravirata, Riihimäen raviseura
Riihimäen Teatteri
Riihimäen Työväentalo Rity
Upseerikerho
Vihreä Talo
Ö-talo
Vanha Lasitehdas – kysy yhteystietoja

Luvat ja ilmoitukset

Anniskelu
Tilaisuuteen, jossa on alkoholin myyntiä, tarvitaan tilapäinen anniskelulupa. joka on haettavissa aluehallintoviranomaiselta 1-2 kk ennen tapahtuman alkua.
https://www.avi.fi/web/avi/tilapainen-anniskelulupa

Avotulet, tervapadat tai nuotiot
Avotulen käytölle tarvitset maanomistajan luvan. Avotulen käytöstä yleisötilaisuusalueella on aina neuvoteltava pelastuslaitoksen kanssa. Käytettäessä avotulta on huomioitava pelastuslain velvoitteet turvallisesta tulenteosta. Käytettäessä avotulta on käyttöpaikan välittömään läheisyyteen varatta riittävä määrä sopivaa alkusammutuskalustoa. Pelastuslaitos voi kieltää metsäpalovaroituksen aikana avotulen tekemisen alueellaan.

Elintarvikkeiden myynti
Elintarvikkeiden ulkomyynnissä noudatetaan valtakunnallista Eviran (Elintarviketurvallisuusvirasto) ulkomyyntiohjetta:  Ulkomyyntiohje

Elintarvikkeiden myyntiin, käsittelyyn ja tarjoiluun saa ohjeita ja lupia Riihimäen terveysvalvonnasta: Riihimäen terveysvalvonta

Ilotulitusnäytös
Ilotulitusnäytöksestä on aina tehtävä ilmoitus paikalliselle poliisille 14 vrk ennen tapahtuma-ajankohtaa. Ilmoituksesta on selvittävä vastuuhenkilö yhteystietoineen, aika, paikka, osallistujamäärä sekä ilotulitteiden laatu. Viranomainen voi esittää rajoituksia tai ehtoja ilotulituksen järjestämiseen. https://www.poliisi.fi/luvat/ilmoitus_ilotulitusnaytoksesta

Maankäyttölupa, katualueen vuokraus, tilapäiset liikennejärjestelyt
Kun tapahtuma järjestetään ulkona esim. kentällä, puistossa tai kadulla, lupa tapahtumaa varten haetaan Teknisestä palvelukeskuksesta. Myös tilapäiset katujen sulkemisten luvat ja tilapäiset katumainospaikat haetaan samasta paikasta. Vapaamuotoisesta lupahakemuksesta tulee käydä ilmi tapahtuman järjestäjä, tapahtuman nimi, tapahtumapaikan nimi ja käyttöaika. Hakemus liitteineen (sijaintikartta) lähetetään ensisijaisesti sähköpostitse tekniikka(at)riihimaki.fi tai tarvittaessa postilla osoitteeseen: Riihimäen kaupunki, Tekninen palvelukeskus, PL 125, 11101 Riihimäki. Hakemus tulee lähettää hyvissä ajoin ennen varsinaista tapahtumaa, kuitenkin vähintään 2 viikkoa aikaisemmin.

Tapahtuma voi tarvita tilapäisiä liikennejärjestelyjä, kuten katujen sulkemisia, liikennevalojen laittamista vilkulle, tilapäisiä pysäköintialueita tai muita toimia liikennealueella. Yleisötilaisuuksien edellyttämistä teiden sulkemisista on tiedotettava ja opastettava riittävästi. Tilapäiset opastusmerkit ovat kevytrakenteisia, valkopohjaisia tauluja, joissa käytetään kohteen nimeä tai tilaisuuden tunnusta sekä tarvittaessa kohteen suuntaa ja etäisyyttä.
Ilman yleisötilaisuuspäätöstä ei tapahtumaan voida hyväksyä tilapäisiä liikenteenohjaajia.

Poliisi voi päätöksellään nimetä liikenteenohjaajia myös muihin tapahtumiin kuin yleisötilaisuuksiin. Poliisin päätöksellä tapahtumanjärjestäjän nimeämät liikenteenohjaajat saavat toimivaltuudet ohjata liikennettä yleisellä tiellä.

Meluilmoitus
Ympäristönsuojelulain 118 §:n mukaan melua tai tärinää aiheuttavasta tilapäisestä toimenpiteestä tai tapahtumasta kuten meluavista rakennuskohteista, huvitilaisuuksista jne. on tehtävä ilmoitus kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle, joka voi antaa määräyksiä meluntorjunnasta.

Ilmoitus on tehtävä hyvissä ajoin ennen toimenpiteeseen ryhtymistä tai toiminnan aloittamista, kuitenkin viimeistään 30 vuorokautta ennen tätä ajankohtaa, jollei kunnan ympäristönsuojelumääräyksissä määrätä tätä lyhyemmästä ajasta. Meluilmoituksen voi tehdä sähköisesti Riihimäen kaupungin sähköisen lupapalvelun kautta. Jos sähköinen ilmoittaminen ei ole mahdollista, tulostettava/täytettävä lomake ja ohjeet ilmoituksen tekemiseksi löytyvät valtion ympäristöhallinnon verkkosivuilta. Lomake palautetaan osoitteella Riihimäen kaupunki, Ympäristönsuojelu PL 125, 11101 Riihimäki.

Musiikin esityslupa
Musiikin esittäminen tilaisuuksissa ja tapahtumissa edellyttää usein sekä Teosto (tekijäkorvaukset) että Gramex (esittäjäkorvaukset) -korvausten maksamista. Ne ovat molemmat tekijänoikeusjärjestöjä, jotka toimivat palvelevina linkkeinä edustamiensa tahojen puolesta. Gramex edustaa äänilevyllä tai muulla äänitteellä esiintyviä muusikkoja, laulajia, kapellimestareita ja äänitteiden tuottajia. Teosto edustaa säveltäjiä, sovittajia, sanoittajia ja musiikin kustantajia. Gramex-korvauksia kerätään vain äänitteiden ja musiikkivideoiden käytöstä, mutta Teosto-korvauksia kerätään niiden lisäksi myös elävän musiikin käytöstä.

Muista hakea musiikin esityslupa aina ennen tapahtumaa. Musiikin esitysluvan hakee aina tapahtuman pääjärjestäjä. Kun järjestät elävän musiikin tapahtumia, sovi esiintyjän kanssa, kumpi ilmoittaa ohjelmatiedot Teostoon. Kun esität musiikkia tai musiikkivideoita yleisötapahtumissa tai -tilaisuuksissa, saat Gramexin ja Teoston luvat samalla kertaa Teoston verkkopalvelusta. Hae lupa täältä

Tapaturma -ja vastuuvakuutus
Tapahtuman järjestämisessä on mukana paljon ihmisiä ja heillekin saattaa tapahtuman aikana sattua vahinkoja. Laki määrää tapahtumanjärjestäjää maksamaan tapaturmavakuutusta jokaisesta palkatusta henkilökunnan edustajasta. Vapaaehtoista talkooväkeä ei ole pakko vakuuttaa, mutta se on suositeltavaa.

Vastuuvakuutus kattaa yleisölle, tapahtuman toimihenkilöille tai ulkopuolisille tapahtumasta aiheutuneet henkilö- tai esinevahingot, mutta se ei korvaa tapahtumanjärjestäjälle, henkilökunnalle tai talkooväelle tapahtuneita vahinkoja. Jotta poliisi hyväksyy ilmoituksesi yleisötapahtumasta, vastuuvakuutus tulee olla hankittuna, se on poliisin edellytys.

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma
Pelastussuunnitelma suositellaan yleisötilaisuuteen aina mutta 200 osallistujan tilaisuudessa, erikoisjärjestelyjen tai luonteen vaatiessa laki velvoittaa pelastussuunnitelman tekoon, joka tulee palauttaa pelastuslaitokselle viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtuman alkamista. Kanta-Hämeessä pelastussuunnitelma toimitetaan osoitteeseen tapahtumat@pelastuslaitos.fi.
Lomakkeet ja lisätietoa pelastussuunnitelmasta.

Tapahtuman turvallisuudesta on tehtävä turvallisuussuunnitelma, joka tulee liittää osaksi poliisille tehtävää yleisötilaisuusilmoitusta. Pelastussuunnitelma voidaan sisällyttää̈ osaksi tapahtuman turvallisuussuunnitelmaa.

Yleisötilaisuusilmoitus
Yleisötilaisuudesta on ilmoitettava kirjallisesti järjestämispaikan poliisilaitokselle vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtumaa, jos sen järjestäminen edellyttää toimenpiteitä järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi, sivullisille tai ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi ja/tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Ilmoitus on tehtävä aina, mikäli järjestäjä katsoo tapahtuman edellyttävän järjestyksenvalvojan tai yleisellä tiealueella toimivan liikenteenohjaajan läsnäoloa. Hae lupa täältä

Ilmoituksen tai sen liitteiden tulisi sisältää seuraavat tiedot:

  • Järjestäjän/vastuuhenkilöiden sekä yhteyshenkilön kattavat yhteystiedot
  • selvitys tapahtuman tarkoituksesta, ohjelmasta ja esiintyjistä
  • järjestämispaikka sekä sen omistajan tai haltijan suostumus
  • arvioitu yleisömäärä/päivä ja yleisömäärä kokonaisuudessaan
  • tapahtuman alkamisaika ja arvioitu päättymisaika
  • selvitys käytettävistä rakennelmista ja erityisistä välineistä
  • turvallisuus- ja pelastussuunnitelma, joka sisältää järjestyksenvalvojat (nimi, hlötunnus sekä mahd. järjestyksenvalvojakortin numero)
  • tiedot mahdollisesta vastuuvakuutuksesta
  • tieto mahdollisesta alkoholin anniskelusta, avotulesta ja/tai musiikin esittämisestä
  • suunnitelma liikennejärjestelyistä (liikenteen ohjaajien henkilötiedot: nimi ja henkilötunnus)

Tapahtumassa muuta muistettavaa

Ensiapu
Ensiapu on tärkeä osa tapahtumaturvallisuutta.  Tapahtuman järjestäjä on vastuussa siitä, että tapahtumassa on riittävä ensiapuvalmius ja ensiavusta on tehty suunnitelma osaksi pelastussuunnitelmaa.

Ensiapuhenkilöstö
Tarvittavan ensiapuhenkilöstön määrä riippuu tapahtuman suuruudesta, riskiarviosta ja yleisömäärästä. Suuntaa-antavista tapahtuman ensiapuhenkilöstömääristä voidaan sanoa seuraavasti:

  • Pienen riskin tapahtuma (muutama sata henkeä), suositus ensiapuhenkilöstölle on noin 1-3 henkeä.
  • Vähäisen riskin tapahtuma (alle 3000 henkeä), jonka tapahtuma-alue on helposti hallittavissa, suositus on noin 3-5 henkeä.
  • Ilmeisen riskin tapahtuma (3000-10 000 henkeä), jossa on jo selkeitä riskitekijöitä, suositus ensiapuhenkilöstölle on yli 10 henkeä.

Ensiapupalveluita voi kysyä esimerkiksi paikalliselta SPR:ltä.

Jätehuolto
Tapahtuman järjestäjä on vastuussa jätehuollosta tapahtumapaikalla, ja huolehtii paikan puhtaanapidosta. Suurissa tapahtumissa on syytä vuokrata erilliset jäteastiat ja huolehtia niiden tyhjentämisestä ja poiskuljetuksesta.

Järjestyksenvalvonta linkki ohjeisiin
Nyrkkisääntönä tapahtumien järjestyksenvalvonnan järjestämiselle on, että jokaista 100 henkilöä kohden tarvitaan yksi järjestyksenvalvoja. Poliisi asettaa vähimmäisrajan järjestyksenvalvojien määrälle ja poliisilla on myös mahdollisuus vaatia järjestyksenvalvojien määrän lisäämistä tarvittaessa. Lisätietoja järjestyksenvalvonnan järjestämisestä saat suoraan poliisilta.

Löytötavarat
Löytötavarat tulee toimittaa paikalliselle poliisiviranomaiselle tai löytötavaratoimistoon heti tapahtuman jälkeen. Löytötavaroiden käsittelyä säätelee löytötavaralaki. Riihimäellä löytötavarat toimitetaan poliisilaitokselle. LINKKI

https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1988/19880778

Sähkö ja vesi
Varmista sähkön saatavuus tapahtumapaikalle, mikäli tarvitset tapahtumaasi sähköä. Tarkista laitteiden tarvitsema jännite; 230 V (valovirta) tai 400 V (voimavirta). Parhaimmat ja luotettavimmat tiedot paikan sähköistä ja vesipisteistä saat tilan haltijalta. Suurimmat virrankulutukset pienissä tapahtumissa aiheuttavat kahvin- ja vedenkeittimet, joita ei voi määräänsä enempää kytkeä samaan sulakkeeseen. Suurissa tapahtumissa virtaa kuluttaa esimerkiksi ääni- ja valotekniikka, jonka asentaminen onkin useimmiten syytä antaa ammattilaisten tehtäväksi.

Huomioi tilapäisissä sähkökytkennöissä ja kaapelivedoissa tapahtumaturvallisuus. Kaapelit ja johdot tulee suojata mekaaniselta rasitukselta ja ne pitää sijoittaa niin, ettei niistä aiheudu kompastumisen vaaraa.

Tilapäiset rakennelmat
Yleisötapahtumiin rakennetaan usein erilaisia väliaikaisia rakennelmia, kuten katsomoita, telttoja tai lava. On huomioitavaa, että esimerkiksi telttojen materiaalit tulee olla
paloturvallista (SL1). LAITA MAAHAN ANKKUROINTI ja teltat tulee ankkuroida kunnolla. Tarkista telttojen ankkurointiohjeet rtopainot linkissä olevasta oppaasta.

Kattava opas tilapäisiin rakennelmiin ja niiden turvallisuusmääräyksiin:
Tilapäisrakennelmien ja myyntipisteiden turvallisuusmääräykset

Tapahtumaturvallisuus
Tapatumaturvallisuus on olennainen osa onnistuneen tapahtumajärjestämisen kannalta. Muista siis suojella itsesi, työntekijät ja tapahtumaan osallistujat vastuullisella turvallisuusosaamisella. Turvallisuus- ja kemikaalivirasto (Tukes) on tuottanut kattavan oppaan tapahtumaturvallisuudesta.

Tapahtumaturvallisuusopas

WC-tilat
Tapahtumapaikalta on lain mukaan löydyttävä myös wc-tilat yleisölle. Alle 50 hengen tilaisuuteen riittää 1 wc miehille ja 1 wc naisille, näistä toisen on toimittava liikuntaesteisille.
Wc-tilojen määrä kasvaa tapahtuman yleisömäärän mukaan 51-200 henkilöä: 2+2/1, 251-500 henkilöä: 3+3/1 jne.

 

 

 

 

 


OLIKO SISÄLLÖSTÄ APUA?

Kyllä 0 Ei 0 Kyllä 0 Ei 0